Lorsqu’on a des activités qui sont déroulées au day to day; les projets de transformation d’entreprise sont laissés de côté parce qu’il n’y a pas d’unité qui s’en occupe. Chaque entreprise doit avoir une unité de livraison ou délivery unit. Le delivery unit, c’est une unité qui crée de la chaine entre plusieurs départements en utilisant des ressources inter départementales pour réaliser des projets communs. Il récupère l’ensemble des projets et va les piloter des comités. Découvrons dans cet article comment mettre en place une unité de livraison de grands projets d’une organisation. 

Clarifier les livrables du programme au projet 

Si on a des programmes qui sont constitués de plusieurs projets, il faut qu’on sache exactement les livrables du projet. Il faut que tous les détails soient clairs pour toutes les parties prenantes du programme. Et donc, on va affecter les KPI à l’unité de livraison.

Identifier un head of delivery  

C’est le responsable ou chef de projet, il doit être capable de passer des nuits blanches. Parce que le pilotage de projet nécessite qu’on y consacre tout son temps et son énergie.  

S’assurer d’acheter la bénédiction pour l’unité  

L’unité qui va délivrer un projet ou les différents projets d’une organisation, doit avoir la bénédiction du directeur de l’entreprise. Les membres de l’unité doivent être très proches du directeur. Ils peuvent rentrer dans son bureau à tout moment sans passer par plusieurs protocoles.  

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Créer une chaîne de réalisation de livraison  

Cette chaine va permettre de savoir qui sont les différents acteurs, qui va jouer quel rôle, comment on part du bas pour produire du résultat, quelles sont les implications et quelle va être la conjonction de ces différentes implications, et des niveaux de création de valeur pour pouvoir finir par livrer à temps.  

Renforcer les pouvoirs des acteurs clés l’animation de la chaîne  

Ce sont ceux qui sont supposés animer et servir de maître d’ouvrage délégué, les chefs de projet, chef d’unité, les responsables de comité. Ce sont eux qui gèrent les budgets, pour être sûr de ce qu’ils aient du pouvoir. Et c’est ça qui leur permettra de pouvoir animer de façon efficace la chaîne.  

Rassurer les autres protagonistes de la chaîne  

De telle sorte que chacun voit qu’il va gagner et qu’il n’y a pas trop d’efforts qui leur est demandé. En général, l’intérêt d’avoir une unité de livraison, c’est que les directions opérationnelles qui sont en train de travailler sur leur tâche, voient qu’il y a des gens qui ne les fatiguent pas, on ne leur demande pas grand-chose à part le fait de participer à des réunions. Et qu’à chaque fois qu’ils viennent à des réunions, ils voient des choses qui sont en train de prendre forme. Ils sont rassurés. Cela va pousser certaines personnes réticentes à s’impliquer davantage.  

Créer des conditions de cordialité et de mutualité dans l’animation 

Quand les gens voient qu’ils gagnent, à chaque fois qu’on a fini une étape, ou atteint un jalon, on célèbre cela ensemble. Et cette célébration commune fait que tout le monde se sent concerné. Quand on se sent concerné, il est plus facile de produire du résultat.  

HERMANN H. CAKPO  

Classe digitale L’ART DE PILOTER DES PROJETS D’ENTREPRISE : Comment devenir un dirigeant visionnaire et audacieux capable de piloter des projets gigantesques de transformations d’entreprise.