Chaque semaine, nous passons des heures en réunion. Le plus souvent, ces réunions sont peu productives et interminables. Perte de temps, perte d’argent… la réunionite est un vrai problème qui touche presque toutes les entreprises.

Comment diminuer le temps passé en réunion ? Et comment rendre ce temps “perdu” profitable pour tous ?

Organiser les réunions seulement si elles sont vraiment nécessaires

La base pour en finir avec les réunions à outrance est de commencer par se poser la question de l’utilité réelle d’une réunion avant de l’organiser. 

• Avez-vous vraiment besoin de passer par ce format ou pouvez-vous vous appuyer sur des alternatives moins chronophages ? 
• Selon le sujet et le nombre de personnes concernées, différentes options peuvent être envisagées :  emails, appels téléphoniques, envoi d’un sondage, etc. (pensez-y) 
• Dans ce sens, les outils de travail collaboratif se développent de plus en plus, pour permettre de travailler en équipe, de façon asynchrone. Idéal pour composer avec les emplois du temps de tous, et améliorer la productivité globale. 

• On trouve ainsi de plus en plus de logiciels de gestion de projet, et de logiciels de discussion, aux multiples fonctions : possibilité d’assigner des tâches, de partager des to-do, de suivre leur avancement, de vérifier les deadlines associés, etc. Travailler avec ces logiciels offre donc de sérieux atouts en termes d’agilité, de spontanéité, de transparence et de gain de temps ! 

Définir un ordre du jour clair et réaliste

Vous êtes sûr qu’une réunion est indispensable ? 

• La première étape est alors de poser son ordre du jour. La réunion doit avoir un ou plusieurs objectifs clairement définis, et ne doit pas être trop ambitieuse. 
• Vous avez 30 minutes devant vous ? Mieux vaut se tenir à un unique objectif, plutôt que de bâcler les autres sujets devant être abordés. 

L’ordre du jour doit impérativement être envoyé à tous les intervenants suffisamment en avance pour qu’ils aient le temps de préparer la réunion. 

Trouver le bon format de réunion

Une réunion réussie est une réunion devant respecter un certain nombre de paramètres : 

• Elle ne doit pas être trop longue : 30 minutes est le format à privilégier. Dans l’absolu, mieux vaut faire plusieurs réunions courtes, plutôt qu’une seule de plusieurs heures. Le timing prévu doit être respecté : au besoin mettez un chrono, ou désignez quelqu’un qui surveillera l’heure. 
• Elle doit intervenir au bon moment : une réunion un lundi à 8h30 ou un vendredi à 18h risque de ne pas être très productive. Le mieux est de la caler entre 10 heures et midi ou entre 14 et 16 heures, en fonction des disponibilités des uns et des autres, et des contraintes propres à l’entreprise. L’essentiel est de laisser à vos équipes des plages horaires de travail suffisamment étendues, sans multiplier les réunions intempestives pouvant casser la dynamique de travail. 

• Elle ne doit perdre personne en chemin : rien de plus frustrant qu’une réunion où la moitié des participants a le nez sur son smartphone. A vous de trouver l’astuce qui garantira l’attention de tous le temps de la réunion. Certaines entreprises ont choisi de faire leurs réunions… debout. En effet, des études montrent qu’à qualité de décision égale, les réunions debout avaient l’avantage de durer moins longtemps que celles assises. 

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Cibler les personnes à impliquer

• Avec l’ordre du jour en main, vous devriez arriver à identifier facilement les personnes ayant besoin d’être présentes à la réunion. 
• Pour cibler au mieux ces collaborateurs, vous devez être capable d’identifier clairement leur valeur ajoutée sur le sujet devant être abordé lors de la réunion. 

Pour garantir l’efficacité d’une réunion, il est essentiel de convoquer le moins de personnes possible. Au-delà de 6 personnes, les discussions risquent vite de devenir interminables. 

 Commencez à l’heure 

Y compris si tous les participants ne sont pas présents. Vous prendrez alors soin d’accueillir les retardataires avec une petite phrase ciblée qui saura recadrer sans blesser et ainsi poser le cadre d’une entrevue productive. 

Présentez le cadre

Débutez votre intervention en rappelant l’objectif de la rencontre ainsi que le déroulement de celle-ci dans les grandes lignes (items abordés, tour de table des différents participants et rôle de chacun, temps imparti, etc.). 

 Animez efficacement

En fonction du type de réunion que vous avez choisi et des participants, vous veillerez à adopter le bon style d’animation pour plus de dynamisme et d’échanges. Vocabulaire, débit de parole, moment formel ou non, présentation illustrée, etc. autant de critères à prendre en compte et maîtriser pour une réunion efficace ! Sachez également répartir les prises de parole et encourager l’écoute ainsi que les échanges constructifs. Surprenez positivement vos interlocuteurs avec un style d’animation qui fera mouche.

Limitez les supports visuels

Des illustrations simples, lisibles et visibles de tous, à bon escient et en nombre limité (l’attention de vos interlocuteurs sur votre message n’en sera que renforcée). 

 Rédigez un compte rendu

Ce document devra être précis et fidèle aux discussions, réflexions et décisions prises au cours de cette réunion. Il devra, par ailleurs, faire état des actions à mener. Vous enverrez ce compte-rendu à chacun des participants ainsi qu’à toute personne susceptible d’être impactée, mais dont la présence n’était pas obligatoire.