Quand on est très motivé par son travail, on a tendance à faire des journées à rallonge, parce qu’on a beaucoup de choses à gérer. Savoir s’organiser devient alors primordial pour faire évoluer son entreprise ou sa carrière. Adopter le batching peut vous aider à y arriver. Le principe du batching c’est de regrouper les tâches similaires et les enchaîner afin de gagner en temps et être plus productif. Découvrez dans cet article comment faire du batching pour être mieux organisé et plus efficace.
Lister les tâches
Premier effort à fournir pour appliquer le batching au travail : lister les tâches que vous avez à faire pour gérer votre métier et vous développer.
En prenant un peu de recul sur votre activité, commencez par séparer le stratégique et l’opérationnel, lister les projets en cours, puis tout ce qui vous prend du temps, et les actions récurrentes à faire sur les différents projets, les tâches routinières :
- Analyser les chiffres (ventes, résultats, web, etc.)
- Mettre à jour mes tableaux de suivi
- Répondre aux mails et questions en attente sur chaque projet
- Créer des présentations
- Tourner des vidéos
- Animer l’équipe
- Préparer les rdvs
- faire de la veille
- Se former
Notez tout sans réfléchir afin de faire le point.
Planifier les tâches
Vous devez insérer les tâches dans votre planning en fonction de leur priorité et du temps qu’elles doivent vous prendre.
Vous allez ainsi déterminer que vous avez besoin d’effectuer certaines tâches une fois par semaine (mise à jour tableau de suivi), d’autres, deux fois par jour (lire les mails et les classer), d’autres deux fois par mois, etc…À vous de voir, en fonction de la nature des tâches et de leur urgence. Pour que la méthode soit pleinement efficace, revoyez votre planning chaque soir. Et chaque fin de semaine pour préparer le jour suivant.
Combiner batching et méthode Pomodoro
Associer la batching avec la méthode Pomodoro , c’est un combo gagnant pour s’organiser et être vraiment plus efficace. Si vous avez tendance à passer beaucoup de temps sur des tâches peu importantes et vous éparpiller, Pomodoro va vous challenger pour réaliser ces tâches en moins de temps.
Avec la méthode Pomodoro, vous déterminez à l’avance une durée pour chaque tâche et vous vous y tenez, minuteur à l’appui. Elle suggère d’enchaîner 4 tâches de 25 minutes de travail coupées par 5 minutes de pause. Après avoir effectué les 4 pomodoro, faites une pause plus longue de 20 minutes. Cette méthode permet de diviser son projet en mini tâches, comme le conseille le batching.
En combinant les deux, vous pouvez consacrer votre matinée à un projet et fixer la réalisation de 4 mini-tâches en rapport avec ce projet. L’après-midi pourra être dédié à autre chose.
Le traitement des emails et des messages
Chacun d’entre nous s’est déjà laissé tenter par l’ouverture de mails et céder à la distraction, alors qu’on travaille sur un sujet compliqué. Seulement, avec le batching, on ne cède plus à cette tentation. On ferme son application mail et on coupe les notifications, car un ou plusieurs créneaux ont été dédiés au traitement des mails dans votre journée. Cela peut être, par exemple, le matin et en milieu d’après-midi, surtout si des sujets urgents sont en cours. L’avantage, c’est que sur ces créneaux planifiés au traitement des messages, vous prenez vraiment le temps d’y répondre (par mail, sms ou téléphone), au lieu de les lire simplement sans les traiter et que cela vous pollue l’esprit.
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Les relances des sujets en cours
On a tous des projets qui coincent parce que l’on attend le retour de quelqu’un. Pour cela, tenez un listing à jour ou créez-vous un dossier “relances” dans vos mails. Et passez en revue ce qui doit être relancé. Cela vous évitera des mauvaises surprises le jour d’une réunion de suivi ou à la veille d’un rendez-vous client. Il peut s’agir de relances de facturation, de délai de livraison, de réponse sur une fabrication spéciale pour un client, sur l’organisation d’un meeting, sur une proposition commerciale envoyée, etc…
La veille
Prendre le temps de lire vos newsletters préférées, l’actualité de votre secteur, vos réseaux sociaux, reste une activité importante mais chronophage. Limitez cette activité au maximum en lui accordant un ou deux créneaux d’1h ou 2h par semaine.
La préparation de rendez-vous et réunions
Il y a deux aspects à batcher au sujet des rendez-vous professionnels :
- Côté planning : consacrez autant que possible une journée à vos rendez-vous (ou réunions au bureau), laissant de plus grands créneaux de travail disponibles les autres jours de la semaine ;
- Côté préparation : si vous rencontrez des prospects ou des partenaires, vous serez amené à vous renseigner sur eux et sur leur travail, leur secteur, pour envisager ce que vous allez vous dire pendant le rendez-vous. Faites ce travail de recherche pour tous vos rendez-vous de la semaine en une seule fois et prenez des notes.
SUZANNE BATISTA
