Face aux sollicitations constantes inhérentes à nos modes de vie ultra connectés, nos capacités de concentration se réduisent très vite. Pour résister, prouver que l’on existe en fournissant un travail de qualité, le deep work est notre meilleur allié. C’est un état de concentration maximale qui vous permet de fournir un travail efficace et complexe en poussant nos capacités cognitives à leur maximum. Découvrez ici comment atteindre cet état d’hyper concentration afin de libérer le meilleur de vos capacités.
Organiser son temps
Pour commencer le deep work il faut savoir s”organiser. C’est à dire planifier sa journée de travail en réservant des plages dédiées à la concentration, d’autres aux réunions / échanges, et enfin aux tâches logistiques et aux emails / messages. De nombreuses méthodes proposent des outils pour trouver l’organisation qui vous convient.
Certains préféreront bloquer une ou deux journées dans leur semaine pour travailler en profondeur, en regroupant toutes les réunions et réponses aux messages le reste du temps. D’autres découperont leur journée en blocs pour regrouper les activités similaires et les accomplir plus rapidement, tout en libérant des plages de deux heures pour se concentrer intensément sur des sujets importants.
Lorsque vous programmez une plage de deep work, décidez en même temps la tâche que vous traiterez pendant cette session. Vous gagnerez en efficacité et en pertinence.
Créer des conditions favorables à la concentration
Vous pourrez avoir l’agenda le plus organisé possible, si vous baignez dans un environnement bruyant où les distractions et stimuli sont fréquents, vous ne réussirez pas à vous concentrer, ou alors au prix d’efforts très importants. L’idéal est donc de s’isoler.
Par exemple en réservant une salle de réunion pour travailler au calme. Ou encore en décidant de travailler certains jours depuis un espace de coworking proposant des espaces calmes. Cette solution est très appréciée par les collaborateurs en télétravail. Ils bénéficient ainsi de conditions optimales à un travail de qualité dans un espace à proximité de chez eux.
Neutraliser les distractions et les notifications
Vous avez neutralisé les distractions sociales ? Reste à éliminer les distractions digitales, ce qui n’est pas une mince affaire. Avant d’entamer une session de deep work, on met son portable en mode avion, on ferme sa boîte mail, sa messagerie et ses réseaux sociaux… On respire un grand coup en se répétant que le monde ne s’arrêtera pas de tourner si on répond en deux heures plutôt qu’en deux minutes, et on s’y met. Pour le reste, on réserve des plages horaires dans sa journée où l’on peut se perdre à loisir dans son fil d’actu sur les réseaux sociaux et apporter une réponse à tous ses messages de manière efficace et rapide.
Ritualiser le passage au mode « deep work » pour créer un déclencheur dans le cerveau
Toutes les actions citées ci-dessus participent à une forme de rituel « deep work » qui aident le cerveau à se plonger dans un état d’hyper concentration. Vous pouvez aller encore plus loin en créant un vrai rituel qui permettra à vos neurones d’associer une habitude à l’activation du mode deep work. Vous pouvez par exemple :
- Vous accorder une à deux minutes de méditation ;
- Vous concentrer sur votre respiration pendant quelques cycles ;
- Allumer une bougie ;
- Lancer un morceau de musique ;
- Ranger votre bureau pour faire place nette devant vos yeux comme dans votre esprit ;
- Vous préparer une boisson chaude,
À chaque personne sa façon de ritualiser le déclencheur qui lui convient pour créer sa bulle de concentration.
Éliminer et regrouper les tâches futiles (shallow work)
Pour ceci, analysez vos tâches, afin de déterminer celles qui sont :
– Importantes et urgentes
– Importantes, mais pas urgentes
– Pas importantes mais urgentes
– Pas importantes et pas urgentes.
Une fois ce tableau rempli, priorisez dans votre organisation du travail les tâches importantes et urgentes, déléguez les pas importantes et urgentes, et éliminez les pas importantes et pas urgentes. Vous pourrez consacrer une session ultérieure de deep work en travaillant intensément sur les tâches importantes et non urgentes et les traiter ainsi de manière qualitative.
Lire aussi : Comment appliquez la méthode GTD pour plus de productivité ?
Redéfinir les modes de communication
Au sein des organisations, il existe de nombreuses manières de favoriser la concentration maximale et de maintenir son intensité. Par exemple :
Encourager la communication asynchrone, en invitant les collaborateurs à désactiver leurs notifications tout en planifiant des créneaux dédiés aux réponses.
- Clarifier les rôles et responsabilités de chacun sur les projets, afin de réduire le nombre de réunions et le travail de coordination.
- Réserver des créneaux horaires dédiés aux réunions, et d’autres au travail individuel. Par exemple, toutes les réunions projet doivent avoir lieu entre 9h30 et 11h le matin, afin de laisser libre le reste de la journée pour travailler au calme
- Centraliser les activités et communications internes sur un outil unique, afin d’éviter la dispersion de l’information… Et de la concentration.
S’épargner les réunions inutiles
Apprenez à dire “non” aux réunions si elles ne sont pas indispensables à l’avancée de votre travail. Pour cela, deux outils peuvent vous aider :
- Assurez-vous de l’utilité des réunions en demandant à chaque fois qu’un ordre du jour soit préparé et transmis en amont aux participants. Il permettra d’évaluer l’urgence (ou pas) de la réunion, et de la présence d’actions à traiter (ou pas) lors de cette réunion.
- Évaluez la pertinence des réunions, ou du moins de votre présence à ces réunions. Listez celles auxquelles vous participez, et évaluez leur intérêt et utilité avec un score de 1 à 5. À partir de 3, il est préférable de les décliner.
Se fixer des objectifs et les suivre
Parce que pratiquer le deep work demande de l’organisation et une ritualisation, déterminer des objectifs à accomplir grâce à ce travail en profondeur aide à garder cette habitude. Par exemple, décider que l’on se laisse deux sessions pour terminer la rédaction de cet appel d’offres, décider que l’on aura identifié trois nouveaux concepts d’innovation à proposer à son directeur à la fin de la journée, etc. Vous pouvez les afficher au-dessus de votre bureau, ou les noter dans votre agenda en même temps que vous réservez des plages de temps au deep work. Par exemple Cal Newport, Notion ou même Excel proposent de créer un planning quotidien sur lequel noter ses objectifs et cocher ceux qui sont atteints. Veillez à choisir des objectifs mesurables et précis, plus faciles à suivre et donc plus motivants. La méthode SMART peut vous aider à les choisir.
Ne pas oublier de faire des pauses
Notre cerveau a des capacités formidables… mais a, comme tout le monde, besoin de souffler pour recharger ses batteries. Durant les phases de deep work, on s’autorise une courte pause toutes les 45 minutes environ. Pas question pour autant de rallumer son téléphone ou de lire ses mails, on en profite plutôt pour faire quelques pas, écouter un morceau de musique… ou tout autre activité qui ne nous fait pas sortir de notre état de concentration.
Dans l’organisation de sa journée de travail, on n’oublie pas de réserver des plages dédiées à la détente. Marche à l’heure du déjeuner, méditation ou sieste, sport… de bonnes performances cognitives reposent aussi sur un équilibre global intégrant sport, repos et convivialité. On profite aussi des interactions sociales en dehors des plages de deep work pour s’inspirer et échanger.
SUZANNE BATISTA
