Avez-vous le sentiment de peiner à remplir vos engagements ? Si oui, vous êtes le candidat idéal pour le système de gestion GTD. GTD (Getting Things Done) est un système de gestion du temps et de la productivité, permettant à son utilisateur d’exécuter efficacement et sans stress ses tâches et obligations à l’aide d’un système de listes et de calendrier. Selon cette méthode, les tâches d’envergure sont, en outre, divisées en plus petites tâches, pour lesquelles vous vous devez de fixer des délais concrets. Découvrez dans cet article comment appliquer la méthode GTD pour plus de productivité au quotidien.

Pour bien l’appliquer il faut :

 

Collecter

Collecter et consigner tous vos rendez-vous, tâches et idées en souffrance dans des “boîtes d’entrée”. Nul besoin que ces dernières soient des boîtes d’entrée physiques. Il s’agit ici d’un terme générique désignant des systèmes de classement dans lesquels vous pouvez conserver des informations écrites. Par extension, on peut également parler de boîtes d’entrée numériques ou analogiques : votre boîte de messagerie électronique, Evernote ou OneNote ou des plateaux de rangement physiques et des rangements suspendus. À ses débuts, le modèle GTD peut exiger quelques jours de travail pour tout mettre en place. Par la suite, il suffit de rajouter vos nouveaux rendez-vous, tâches et idées dans vos corbeilles d’entrée, dès qu’ils surviennent. Cela ne vous prendra plus que quelques minutes. 

 

Traiter

Vous devez ensuite passer au crible et traiter les notes que vous avez accumulées dans votre boîte d’entrée. Cela signifie que vous devez les classer dans le système GTD. À cette fin, répondez aux questions suivantes pour chacune de vos entrées :  

• De quel type de tâche /action s’agit-il ? 
• Puis-je réaliser quelque chose tout de suite ? 
• Quelle est la prochaine étape/action ? 

 

Lorsque vous passez en revue votre boîte d’entrée, ne laissez rien de côté, classez bien chaque élément. 

Lorsqu’une action n’est pas nécessaire, choisissez l’un des trois options suivantes : 

• Éliminer 
• Conserver à titre de référence 
• Archiver dans une liste « Peut-être/Un jour » 

 

Organiser 

Toutes les entrées nécessitant une action sont ensuite classées dans des bacs intermédiaires ou des listes avant d’être traitées. Pour ce faire il faut un calendrier, faire des mini projets, et planifier les prochaines actions.  

 

Calendrier

Seuls les rendez-vous ou délais doivent être saisis dans le calendrier. Les tâches à exécuter sont inscrites dans la liste des “Prochaines actions” ou enregistrées sous forme de projets et divisées en étapes partielles. 

 

Projets

Avec la méthode GTD, chaque tâche composée de plusieurs actions est considérée comme un projet. Ainsi, la rénovation de son logement personnel devient un projet, au même titre que la campagne marketing professionnelle d’un produit. Inscrivez tous vos projets sur une liste de projets et réviser la régulièrement. Définissez ensuite les étapes suivantes de chaque projet et saisissez des délais précis dans votre calendrier. Prévoyez également une liste de rappel pour toutes les tâches que vous avez déléguées à d’autres. Vous conserverez ainsi une vue d’ensemble des tâches sur lesquelles d’autres personnes travaillent pour vous. 

 

Prochaines actions

Outre la liste de projets, prévoyez également une liste séparée dans laquelle répertorier toutes les étapes indépendantes d’un même projet. Selon l’envergure de vos tâches, vous pouvez également créer plusieurs listes contextuelles, par exemple une liste privée et une autre professionnelle, une liste d’appels à passer ou encore de choses à acheter, etc. 

 

Prévoir des dates d’exécution

Prévoyez une liste de rappel dédiée à toutes les tâches que vous avez déléguées. Définissez des dates pour leur exécution.

 

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Réviser

L’organisation de vos tâches, dates-butoirs et rendez-vous apporte une bonne vue d’ensemble de ce que vous avez à faire, sans pour autant suffire à augmenter votre productivité et vous assurer que tout soit réalisé dans les délais impartis. Pour cela, il est essentiel de passer régulièrement vos listes en revue. 

Ce lorsque vous êtes rassurés que votre système est à jour que vous pourrez vous concentrer sur vos tâches en cours sans vous inquiéter d’avoir potentiellement oublié des rendez-vous ou des délais. 

Vous devriez donc consulter votre calendrier plusieurs fois par jour et contrôler vos listes au moins une fois par jour pour sélectionner votre tâche suivante. Videz également quotidiennement votre corbeille d’entrée. 

Dans le cadre de la méthode GTD, une révision, actualisation hebdomadaire est également nécessaire. Cette révision est formée des étapes suivantes : 

• Se vider la tête : pour conclure la semaine, notez à nouveau toutes les idées qui vous passent par la tête.
    
• Boîte d’entrée : triez les nouveaux rendez-vous, tâches et idées selon le système GTD.
    
• Liste de tâches : la liste est-elle à jour ? Toutes les tâches achevées ont-elles été rayées ? Quelles tâches reste-t-il à exécuter ces prochains jours ?
    
• Listes de projets : la liste est-elle à jour ? Au cours de la semaine qui s’est écoulée, avez-vous mis en œuvre, au moins, une étape d’avancement de votre/vos projet(s) ?
    

• Liste « Peut-être/n’importe quand » : souhaitez-vous déplacer des idées de cette liste vers votre liste de projets et les traiter ?
    
• Calendrier : le calendrier est-il à jour ? Avez-vous vraiment pris en compte tous vos rendez-vous et dates butoirs ? Quels rendez-vous ou délais avez-vous planifié pour ces prochains jours ? Tous vos rendez-vous et délais sont-ils bien saisis ?
    
• Liste « En attente » : quel est l’état actuel des tâches que vous avez déléguées ? Au besoin, relancez vos collaborateurs. 

 

Exécuter 

Pour choisir quoi faire ensuite, vous devez tenir compte des quatre critères de la méthode GTD : contexte, temps disponible, énergie disponible et priorité. 

 

Contexte 

Votre système GTD comporte, au minimum, une liste de tâches. Dans la vie quotidienne, vous évoluez dans de nombreux contextes (travail, famille, loisirs), c’est pourquoi il est judicieux de créer plusieurs listes, des listes contextuelles. Ainsi, pour définir votre tâche suivante, vous ne ferez pas face à une liste de tâches longue et vous pourrez facilement passer en revue, de manière ciblée, vos courtes listes contextuelles. 

Et lorsque vous aurez un moment de battement, lors duquel vous souhaiterez être productif, vos premières questions seront : Dans quel contexte suis-je ? Que puis-je faire dans l’absolu ? Lorsque vous patientez dans la salle d’attente du cabinet médical et souhaitez mettre votre temps à profit, vous pouvez difficilement passer des appels professionnels confidentiels. Vous pouvez, cependant, répondre à quelques emails brefs ou envoyer un message à un ami. 

 

Énergie disponible

Notre niveau de performance fluctue au fil de la journée. Ce biorythme s’exprime différemment d’une personne à l’autre. Observez pendant une semaine la manière dont vos niveaux d’énergie varient pendant la journée pour déterminer vos pics et vos creux de performances. Les tâches exigeant votre concentration la plus totale et votre productivité devront ainsi, à l’avenir, être réalisées à des moments favorables de votre biorythme, lorsque vous vous sentez en forme et plein d’énergie. Ainsi, il serait peut-être mieux de programmer la préparation d’une présentation importante dans la matinée, plutôt que l’après-midi. Ceci dit, il se peut que vous soyez aussi plus productif l’après-midi ou en soirée. À vous, de planifier vos tâches en fonction. 

 

Priorité

Si vous procédez au tri préliminaire de vos tâches selon ces trois critères et qu’il vous reste plusieurs options, leur priorité sera déterminante : Quelle est la tâche la plus importante ? Commencez alors par cette tâche. 

Vous êtes au bureau et avez une heure de battement avant votre prochaine réunion ? Vous avez le choix entre rayer plusieurs appels téléphoniques de votre liste, créer un rapport ou poursuivre votre travail sur un concept d’atelier. Si l’atelier doit avoir lieu dans trois jours et que vous ne l’avez pas encore préparé, choisissez cette tâche. Elle a priorité. Le rapport est une tâche de routine et les appels que vous devez passer peuvent également attendre quelques jours.  

SUZANNE BATISTA