La Productivité est un mot que l’on emploie énormément dans le monde du travail. Les gens ont tendance à traiter la productivité comme un concept à part, détaché du reste de nos vies et facile à adopter grâce à des applications mobiles. Alors que la productivité est une décision consciente. En fait, c’est une série de décisions conscientes que vous prenez pour votre bien-être et rendre vos journées plus productives.
« Augmenter » sa productivité ne se fait pas du jour au lendemain, c’est un engagement à long terme dans tous les domaines de la vie. Voici des conseils et bonnes habitudes à prendre pour être plus productif dans votre vie professionnelle et que vous pouvez appliquer dans votre vie personnelle.

Concentrez-vous sur vous-même

Lorsque vous sentez que vous n’êtes pas productif, c’est probablement parce que vous vous comparez aux autres : nous sommes naturellement enclins à penser que l’herbe est plus verte ailleurs. Faire des comparaisons est tout à fait normal, mais comparer votre productivité à celle de quelqu’un d’autre revient à comparer des pommes et des poires. Si vous copiez la routine de productivité de quelqu’un d’autre, vous finirez par rechercher l’idée de productivité plutôt que vos objectifs réels. 

Souvenez-vous que la productivité d’une autre personne n’a rien à voir avec vous. Votre productivité commence et finit avec vous. C’est à la fois libérateur et terrifiant ! 

Comprenez comment vous fonctionnez

Chaque personne a des pics de productivité à des périodes différentes. Les expressions “être du matin” ou, au contraire, “oiseau de nuit” font par exemple partie intégrante du langage courant. Pour être efficace, vous devez d’abord identifier à quels moments votre cerveau est le plus performant. Ainsi, commencez par vous poser deux questions : “À quels moments de la journée suis-je le plus motivé, concentré et efficace ?” En tout début de journée, en fin de matinée, au milieu de l’après-midi ? “Pourquoi suis-je moins performant le reste du temps ?” Fatigue, faim, lassitude ? 

Si vous êtes free-lance, vous allez pouvoir organiser votre temps de travail de manière à optimiser vos capacités de concentration. Si vous êtes salarié, cela risque d’être plus compliqué car vous devez respecter les horaires de travail imposés par votre entreprise. S’ils ne vous conviennent pas naturellement, vous devez donc prendre de bonnes habitudes pour vous adapter au rythme établi et lutter contre ces “temps morts”. 

Ayez une vue d’ensemble des missions de la journée

De nos jours, les postes exigent de plus en plus de polyvalence de la part des professionnels. Par conséquent, vous êtes probablement amené à gérer plusieurs projets et à accomplir plusieurs tâches de nature différente au cours de la journée. Vous devez alors faire preuve de discipline et d’organisation. Pour vous aider, votre meilleur allié est la to-do-List. Cet outil est assez connu et pour cause : il est essentiel pour avoir une vision d’ensemble des projets et missions en cours. 

Si vous êtes traditionnel, vous pouvez lister l’ensemble de vos tâches dans un agenda ou un bloc-notes. Si vous préférez les outils numériques, il existe plusieurs plateformes en ligne (Trello, Producteev, Microsoft Teams…) que vous pouvez même gérer en mode collaboratif pour les projets en équipe. 

Dans tous les cas, pensez à rayer les missions que vous avez terminées au fur et à mesure. Voir la liste des tâches diminuer va sans aucun doute booster votre motivation et, par conséquent, vous pousser à l’action. 

Priorisez vos tâches

Si vous avez une longue liste de choses à faire, vous devez vous organiser pour en réaliser le maximum pendant la période fixée. Pour se faire, ayez le réflexe de numéroter chaque tâche de votre to-do-List, de la plus urgente à la moins pressante. Si vous avez des petites tâches de quelques minutes seulement à accomplir, vous pouvez aussi décider de les faire en premier pour ne pas les oublier lorsque vous vous lancerez dans un projet plus conséquent. 

Imposez-vous des deadlines

Pour prioriser, l’ajout de deadlines à associer à chaque mission est essentiel. Certaines sont imposées par votre employeur, mais dans certains cas, vous devez vous auto-discipliner pour arriver au bout du projet à temps. Si vous ne décidez pas d’une date ou d’une heure à laquelle vous devez avoir terminé, vous vous laisserez plus facilement distraire et risquerez de devoir travailler dans l’urgence pour mener votre projet à bien – au risque de devoir y accorder moins de soin. 

Essayez donc d’évaluer le temps que vous estimez nécessaire pour accomplir chaque mission. Bien que certains aléas puissent éventuellement surgir et vous retarder, vous pourrez plus facilement planifier votre travail en procédant de cette manière. En fonction de vos prédictions, prenez une décision et tenez-vous-y pour être le plus efficace possible.

Communiquez avec votre équipe

Vous avez peut-être remarqué que votre productivité est également influencée par les habitudes des gens qui vous entourent. Sans surprise, le travail d’équipe est un atout majeur pour accroître la productivité. Résoudre des problèmes par vous-même est une compétence fantastique, mais elle est productive jusqu’à un certain point. Si vous êtes bloqué pendant longtemps, vous allez commencer à tourner en rond et à être frustré. C’est à ce moment-là que vous devez prendre du recul et demander à quelqu’un de vous donner un coup de main : vous gagnerez du temps et de l’énergie pour vous-même et votre équipe. Lorsque vous communiquez des problèmes, déléguez des tâches et donnez des réponses, soyez bref et concis. C’est un bon exercice mental, faites preuve de courtoisie et montrez que vous êtes en contrôle. Par exemple, si un membre de votre équipe vous a demandé de partager un document Google Doc avec lui et que vous ne savez pas du tout où il se trouve. Au lieu de perdre du temps à répondre “ Oh non, attends, je ne sais pas dans quel dossier je l’ai mis, laisse-moi vérifier si je peux le trouver dans ma boîte de réception”, essayez plutôt “Je m’occupe de le retrouver, je te tiens au courant d’ici 10 minutes “ 

Ne pas réagir au message de quelqu’un est aussi une réaction. Gagnez du temps pour les deux parties et reconnaissez la situation en disant que vous devez y réfléchir. C’est une réponse parfaitement valide qui permet de maintenir le rythme. 

Changez-vous les idées

Vous investir dans votre travail sans vous éparpiller est synonyme d’efficacité. Cependant, il est difficile pour le cerveau de rester concentré trop longtemps sur une seule et même chose. Lorsque vous travaillez sur un projet chronophage ou particulièrement complexe, il est nécessaire de faire une pause pour rester efficace. 

Pensez-donc à minuter vos tâches. Vous pouvez par exemple décider de consacrer une heure à la plus importante ; puis de passer 20 minutes à travailler sur une mission mineure avant de revenir une heure sur la mission initiale. Vous êtes dans une situation d’alternance mais le chronomètre vous permet suffisamment de temps sur chacune d’elles pour vous concentrer. Cela vous permettra de poser un nouveau regard sur le projet important lorsque vous y revenez et vous débloquera peut-être si vous étiez en difficulté. 

Prenez des pauses

N’oubliez pas non plus les vraies pauses ! Au bout de quelques heures, le cerveau fatigue et il est nécessaire de vous distraire quelques minutes pour rester efficace. Lorsque vous sentez que vous vous dispersez trop, prenez quelques minutes pour vous détendre. Vous pouvez prendre l’air, discuter avec d’autres collègues en pause, méditer, aller sur les réseaux sociaux… Profitez de cet instant de repos pendant 5 à 15 minutes avant de retourner travailler.  

En plus de vous rafraîchir les idées, cette organisation vous permet d’installer une barrière entre le temps pour le travail et le temps pour les loisirs. La tentation de flâner sur le web pendant vos heures de travail sera ainsi moins forte. 

Ne négligez pas votre vie personnelle

Pour être productif, heureux et motivé au travail, vous devez également vous épanouir dans votre vie personnelle. Trouvez des activités ou des hobbies grâce auxquels vous aller pouvoir vous défouler et vous changer les idées. Veillez également à adopter une bonne hygiène de vie – notamment le sommeil – pour être dans les meilleures conditions. Vous vous rendrez ainsi au bureau avec un état d’esprit plus positif et aurez naturellement plus envie de travailler. 

En faisant preuve d’organisation et de discipline vous pouvez donc augmenter votre productivité en prenant de nouvelles bonnes habitudes. Si vous réussissez à prendre ce rythme et à vous y tenir vous pourrez même prendre de l’avance et planifier dans la mesure du possible vos tâches à venir. Gardez en tête que tout ce qui est fait, ne sera pas à faire plus tard ? Enfin, n’oubliez pas qu’être efficace et satisfait de votre travail peut également influer sur votre bonheur professionnel. 

Suzanne Batista