En gestion de projet, la charge de travail d’une équipe peut varier selon les différentes phases de la vie d’un projet, passant de périodes calmes à des périodes de travail importantes où le stress et la tension sont au maximum.

L’une des missions du chef de projet consiste à répartir efficacement et équitablement la charge de travail entre ses collaborateurs. D’une part, cela permet d’éviter les tensions et un sentiment d’injustice néfastes à la cohésion de l’équipe et à sa performance. D’autre part, une charge de travail partagée de façon équitable garantie que chaque tâche sera exécutée dans le respect des délais. La bonne distribution des tâches tient compte des compétences de chaque collaborateur et permet de clarifier le rôle de chacun.

Voici comment aider votre équipe à bien gérer sa charge de travail tout au long du projet.

Fixez des objectifs clairs et précis

Chaque membre de votre équipe doit connaître les objectifs qui lui sont fixés ainsi que son rôle et ses responsabilités dans le projet. Vos collaborateurs doivent savoir ce qu’ils ont à faire, mais ils doivent également comprendre pourquoi ils le font connaître le budget alloué et les délais à respecter. Il s’agit des éléments indispensables pour les aider à gérer efficacement leur charge de travail. 

Soyez organisé

Une fois les objectifs définis, il est indispensable d’organiser le projet ainsi que la charge de travail de l’équipe. 

La planification des différentes tâches du projet vous permet de : 

• Coordonner les activités pour diminuer les risques d’échec, 

• Suivre les tâches en cours, 
• Maîtriser les moyens humains, matériels et financiers. 

Une bonne organisation est la clé pour réussir un projet en respectant les délais. 

Priorisez les tâches

Pour la réussite de votre projet, il est primordial que vous soyez capable de déterminer les tâches à réaliser en priorité. Ainsi, vous et votre équipe évitez de perdre du temps, de l’énergie et des ressources sur des tâches mineures qui peuvent être traitées plus tard. 

Classez les tâches par ordre d’importance afin de traiter les plus urgentes en premier. Pour cela, vous devez savoir différencier les tâches urgentes de celles importantes. Utilisez la matrice d’Eisenhower pour vous aider. Cette méthode vous permet de déterminer les priorités et de classifier vos tâches selon leur niveau d’importance (urgent, important, non urgent, non important…). 

Soyez à l’écoute de votre équipe

Votre équipe doit pouvoir compter sur vous à tout moment. Encouragez vos collaborateurs à venir vous voir s’ils rencontrent un problème ou lorsqu’ils se sentent débordés. Ils ne doivent pas attendre la dernière minute pour solliciter de l’aide, car cela risque de générer des retards. Dès le lancement du projet, instaurez une culture de l’entraide et de la collaboration entre tous les membres de votre équipe. 

Évitez de leur mettre la pression

Pour que votre équipe soit performante et gère efficacement sa charge de travail, évitez de lui mettre la pression. Tout le monde ne supporte pas la pression. En agissant ainsi, vous ne ferez que stresser vos collaborateurs qui risquent alors de travailler vite et mal pour satisfaire vos demandes. Cette attitude peut avoir un impact négatif sur la qualité du travail fourni ainsi que sur le bien-être de votre équipe. 

Cependant, la pression n’est pas à proscrire totalement. En effet, justement dosée, il peut s’agir d’un excellent moyen de motiver votre équipe. L’idéal est de trouver le juste équilibre entre mettre la pression à votre équipe et la laisser travailler en totale liberté. 

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Utilisez les feuilles de temps

Les feuilles de temps sont un excellent outil pour connaître la charge de travail de vos collaborateurs et identifier ainsi les disponibilités des membres de l’équipe projet. Chacun sait précisément qui travaille sur quelle tâche, la quantité de temps déjà passée sur la tâche et le temps qu’il reste avant son échéance. 

Si certains de vos collaborateurs semblent complètement débordés ou se plaignent d’avoir trop de travail, vous pouvez alléger leur charge de travail en demandant à des collègues plus disponibles de leur venir en aide. 

Prenez la bonne décision

Si malgré l’organisation et les efforts mis en place, votre équipe continue de faire des heures supplémentaires, cela signifie que la charge de travail est trop grande ou qu’elle n’est pas bien répartie. Le recrutement de main d’œuvre supplémentaire est alors la seule solution pour vous aider à réaliser le projet dans les délais. 

Dressez le bilan 

À la fin du projet, il est important de faire le bilan. Le but est d’identifier les bonnes pratiques et les erreurs à éviter en analysant pourquoi cela n’a pas fonctionné. Quelle que soit l’issue du projet (échec ou réussite), vous et votre équipe devez tirer des enseignements de cette expérience afin d’améliorer votre approche de gestion de projet et éviter les pièges pour les projets futurs. 

Pour bien gérer leur charge de travail, vos collaborateurs doivent connaître leurs capacités et leurs limites. Avant d’accepter une nouvelle tâche, ils doivent s’assurer qu’ils sont capables de la réaliser dans les temps sans négliger les autres tâches dont ils ont la responsabilité. 

Pour éviter la surcharge, répartissez équitablement l’activité sur toute l’équipe et valorisez la collaboration et l’entraide. La définition précise des tâches, leur planification rigoureuse et leur suivi permettent également d’optimiser l’efficacité de vos collaborateurs.