Le rôle de manager est complexe et multifacette, exigeant des compétences et des qualités telles que l’organisation, l’investissement, la bienveillance, l’intelligence émotionnelle, et bien d’autres encore. Il est difficile de s’improviser manager étant donné la richesse de cette fonction et la diversité des situations de management auxquelles on peut être confronté. De nos jours, dans le milieu professionnel, il est quasiment impossible de réaliser des tâches sans recourir au moins une solution technologique. Les programmes, outils et applications ont été conçus pour faciliter la vie des individus et des entreprises, et ils le font très bien. Certains sont même devenus indispensables pour augmenter la productivité au travail, faciliter la collaboration et la réussite globale de l’entreprise. 

Dans cet article, nous présenterons des outils qui ont fait leurs preuves en termes de performance et d’utilisation intelligente du temps au travail. Ils offrent des fonctionnalités qui peuvent aider les équipes sur des aspects importants tels que l’organisation des tâches, les rappels, les réunions, les appels, la communication, l’accès aux informations, et bien plus encore. 

Trello

À l’instar d’Asana, Trello est une application de gestion de projet gratuite qui permet d’organiser ses projets sous forme de tableaux, eux-mêmes composés de listes en colonnes, qui répertorient des tâches sous formes de cartes. Inspiré de la méthode agile Kanban, Trello est un outil incontournable, destiné aux équipes qui cherchent une plateforme de référence pour leur gestion de projet. Trello est très intuitif et scalable, quelle que soit la taille de votre entreprise. Le point fort de l’outil est sa simplicité d’utilisation. 

La plateforme se divise en 3 éléments principaux : 

• Tableaux : les tableaux regroupent toutes les informations concernant un projet. Les tableaux peuvent être partagés entre plusieurs collaborateurs pour évoluer sur divers projets, et chaque utilisateur peut en créer plusieurs (jusqu’à 10 avec la version gratuite de Trello) en fonction des équipes ou projets dont il est membre. Les tableaux peuvent prendre différentes formes : classique (cartes et listes), chronogramme (timeline), tableur, calendrier, localisation (basée sur une carte interactive) ou tableau de bord (plusieurs graphiques visuels). 
• Listes : vous pouvez ajouter un nombre illimité de listes, les nommer comme vous le souhaitez et les réorganiser à volonté. Les listes peuvent se déplacer sur le tableau par un système de glisser déposer. Vous avez la possibilité de dupliquer, ou d’archiver les listes. 
• Cartes : les cartes sont situées dans les listes. Vous pouvez ajouter dans chaque carte des descriptions et des commentaires, mais aussi des pièces jointes, checklists, liens, étiquettes, échéances, notifications et autant de personnes que nécessaires. Vous pouvez créer autant de cartes que vous le souhaitez et les déplacer dans les listes grâce à un système de glisser déposer. 

Monday.com

monday.com est une plateforme no-code, entièrement personnalisable, qui aide les équipes à gérer les projets, automatiser les processus de travail et collaborer plus efficacement. Cette plateforme unique vous offre un gain de temps en optimisant la planification et la répartition de vos tâches, en simplifiant la gestion du travail en équipe, en interne comme en externe, pour atteindre plus rapidement vos objectifs. Toutes vos tâches sont centralisées au sein d’un tableau de bord très visuel et intuitif, que vous pouvez personnaliser, afin d’obtenir une vue d’ensemble de l’avancement de vos projets et portefeuilles clients. L’ajout de collaborateurs est très simple, et vous pouvez leur assigner une tâche ou un projet en quelques clics. Vous gagnez également un temps précieux en automatisant les approbations de projets et les tâches, grâce à des formulaires que vous pouvez adapter selon vos besoins. 

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Slack

Slack est une plateforme de collaboration. Un outil de travail qui vous permet de communiquer avec votre équipe plus facilement pour mener à bien vos tâches au quotidien. En fait, Slack est un « Messenger » professionnel, un réseau social d’entreprise déjà adopté par des millions d’utilisateurs dont de nombreuses équipes de développeurs. Pour faire face à la transformation digitale, les entreprises ont désormais besoin de s’appuyer sur des plateformes collaboratives en ligne telles que Slack. Slack est une sorte de bureau virtuel qui permet à la fois de faciliter les échanges. Et de renforcer la cohésion d’équipe, particulièrement lorsqu’on est à distance.

Les avantages de la messagerie instantanée : une collaboration en temps réel, un travail d’équipe plus efficace, une meilleure gestion des tâches avec une réelle synchronisation des actions, des fonctions collaboratives pour le suivi de l’avancement des projets. Il permet de créer des canaux, qui sont des espaces de travail spécifiques pour centraliser les conversations, le partage de documents (Google Drive, Google Docs…), les outils et vos collaborateurs autour de projets communs. Vous pouvez : 

• Créer des canaux publics ou privés pour les membres de votre entreprise, 

• Créer un canal par le biais de Slack Connect pour travailler avec d’autres entreprises et faciliter les échanges avec des clients, des fournisseurs ou encore des agences. 

 Evernote

 Evernote est une application qui nous permet de stocker toutes les informations, telles que des notes, des liens Web, des fichiers, des documents texte ou des feuilles de calcul. Toutes ces données et documents peuvent être enregistrés et organisés dans l’application. Non seulement cela, mais les utilisateurs peuvent également trouver n’importe quel contenu de manière très simple, car il permet des recherches complètes et dispose d’un système de catégories efficace. 

 Il est idéal pour rédiger des idées, créer des listes de contrôle, noter des informations. Et les garder disponibles à tout moment. La fonction de création de notes vous permet d’insérer des documents numérisés et des images, afin que toutes vos idées puissent être écrites et illustrées pour une meilleure compréhension de votre contenu. En fait, l’organisation est assez simple, contenant essentiellement des cahiers et le système de catégories. Ce qui permet de minimiser le temps que vous passez à chercher ce que vous voulez. 

 Evernote est un excellent atout de productivité au travail. Car, il réduit le temps que vous passez à rechercher des informations, vous permet d’enregistrer rapidement des idées pertinentes et des détails visuels importants pour d’autres références futures. C’est également un moyen pratique de préparer et de stocker des documents, en concentrant une grande quantité de données en un seul endroit. 

Coggle it

 Coggle est un outil de cartographie mentale numérique qui peut être utilisé pour faciliter le brainstorming en le concentrant dans un emplacement central et en ligne. Il est conçu pour permettre aux individus de prendre des notes, de réfléchir à des idées, de visualiser les liens entre les concepts et de collaborer les uns avec les autres. Coggle offre aux utilisateurs un moyen clair de partager et de comprendre des informations complexes tout en les simplifiant. À l’aide de la cartographie collaborative d’idées, vous pouvez réfléchir en temps réel, ajouter des références et, une fois terminées, utiliser des cartes mentales comme documents. 

Cette technique est particulièrement utile pour les idées qui nécessitent une réflexion créative et critique, car elle facilite la libre association et la liaison de texte, d’images et de vidéos en un seul endroit pour former des ressources riches pour travailler au sein d’un projet. Tout cela vous aidera à créer, discuter et surtout visualiser des informations pertinentes pour des projets ou des tâches en moins de temps. 

 La cartographie mentale est une méthode qui peut aider à la collaboration en temps réel. À la création de calendriers, à la visualisation des concepts et au développement d’idées au maximum. Par exemple, lorsque nous décomposons un projet en étapes plus petites, nous pouvons obtenir un aperçu de ce qui est prioritaire, de ce qui manque et de ce qui doit être fait. Avec ces informations en tête, il est plus facile de commencer à travailler sur les éléments qui comptent vraiment. 

Au cours de la dernière décennie, des progrès significatifs ont été réalisés dans le développement de solutions visant à faciliter divers aspects de notre vie quotidienne. Bien que certaines personnes puissent encore avoir des réserves ou ne pas être familières avec la technologie, la plupart d’entre nous sont ouverts à découvrir les merveilles qu’elle peut apporter à nos tâches quotidiennes, notamment en ce qui concerne notre routine de travail. En réalité, l’utilisation d’outils numériques tout en effectuant notre travail est devenue inévitable. Mais nous avons la liberté de choisir quelles solutions intègrent notre quotidien. Et comment elles peuvent influencer notre productivité et améliorer nos accomplissements.

SUZANNE BATISTA