Si vous êtes dans une grande entreprise ou vous y serez à l’avenir, vous entendrez parler des achats. Souvent, c’est parce que ça fait partie des moyens généraux. La règle d’or, c’est de réduire les coûts des moyens généraux si vous voulez bien manager les achats. Voyons ensemble 12 bonnes pratiques du management des achats qui peuvent nous aider à y arriver :

1. Récap 👇

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   Avoir une liste des matières, équipements, matériaux et services critiques et la mettre à jour régulièrement

On va dire que c’est la première et la bonne pratique. On ne peut pas manager les achats sans en faire l’inventaire. De façon stratégique chaque service a une quantité et une qualité maximale d’utilisation des produits, matériaux ou équipements divers. Donc pour en assurer la maîtrise, il s’agit non seulement de les connaître, mais d’en maîtriser d’avantage l’usage, la fréquence d’usage en qualité et en qualité, tout en mettant un calendrier, afin de pratiquer la une mise à jour constante. Par exemple, certains services ont des fichiers de leurs besoins afin de signaler leurs différentes attentes et de s’assurer d’être livré de façon satisfaisante.

2. Disposer d’une liste actualisée de prix pour les achats récurrents

Il y a certainement des matériaux ou des équipements qu’il faut acheter de façon récurrente, que ce soit pour la direction générale ou les autres services. Pour ces derniers, il faut enregistrer et actualiser les prix et les prestataires correspondants à ces achats de sorte à faire des économies d’échelle, et ainsi fidéliser les fournisseurs.

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3. Disposer d’un plan de réapprovisionnement automatique des équipements, matières et matériaux et fournitures à demande récurrente

Si vous ne disposez pas d’un plan, vous faites partie du plan de quelqu’un d’autre. C’est drôle n’est-ce pas ?! Soyons sérieux, on appelle cela de la planification. Cela suppose que si vous avez déjà la liste des fournitures récurrentes de votre entreprise, que vous devez actualiser les prix et identifier la fréquence d’utilisation en qualité et en quantité des différents services avec les fournisseurs indiqués de sorte, qu’ils puissent livrer sans que vous n’ayez à intervenir. N’est-ce pas magnifique ? C’est un système qui nécessite un plan.

4. Lancer régulièrement des appels d’offres pour actualiser la liste de fournisseurs et prestataires potentiels

L’un des rôles d’un responsable des achats ou des moyens généraux, c’est de délivrer la meilleure qualité de service à moindre coût et dans les meilleurs délais et sa capacité d’anticipation en est le symbole. La stratégie exige d’un manager d’avoir dans son carnet au moins 5 fournisseurs pour chaque équipement ou fournitures, pour ne pas être laissé pour compte. Dans un autre côté, vous verrez que faire constamment à des appels à manifestation d’intérêt permet d’anticiper et mettre à jour sa liste de fournisseurs pour avoir les plus compétitifs mais surtout s’assurer que tous les services ne manquent de rien.

5. Renégocier souvent les prix

Voici le nerf de la guerre : le prix ! Vous allez vite vous rendre compte que parfois, les fournisseurs fixent leurs prix en fonction du client qui est en face de lui. Donc, il nous revient ici d’avoir les capacités à pouvoir négocier les prix des fournitures ou équipements. Afin de les équilibrer selon la balance de notre budget. C’est alors que vous entendrez « si tu me le fais à ce prix, tu deviendras notre principal fournisseur ou encore je t’apporterai d’autres clients ». Cela dit, vous devez trouver un juste prix, c’est capital de devenir un bon négociant qui capitalise son poste et son entreprise.

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6. Se former sur les besoins des différents services et se former pour élaborer des termes de références

La première compétence pour échouer c’est lorsqu’on ne sait pas ce qu’on fait. C’est pour cela qu’il ne faut négliger aucune formation même pour identifier les besoins des différents services de son entreprise et sortir de l’illusion du ‘’j’ai déjà fait ça ailleurs’’, ou encore ‘’c’est facile’’. De ce que je sais, si vous vous voulez connaître ce dont les gens ont besoin il faut se rapprocher d’eux et échanger et bien évidemment, il faut élaborer les termes de référence afin de mieux cartographier les besoins dans un logiciel ou système qui rendra facile les informations référentielles.

7. Participer à des salons et expositions pour en savoir plus sur les nouvelles offres

En tant que responsable des achats ou des moyens Généraux, bien faire ne suffit pas, quand on peut améliorer les choses. On peut décider d’optimiser les coûts, résoudre les défis de la qualité, innover, par exemple… Alors de ce fait, participer à des salons à l’international devient très important. Le but du jeu est de se réinventer, en se rendant par exemple aux salons des matériaux recyclables, ou encore de l’optimisation de l’utilisation de l’énergie.

8. S’informer des nouveaux et nouvelles tendances et actualiser les critères pour s’assurer d’acheter à chaque fois la meilleure qualité actuelle

En fait, savez-vous qu’un appareil consomme plus en énergie dans le temps, s’il n’est pas remplacé à temps ou entretenu ?

Savez-vous que vous pouvez optimiser la consommation électrique de votre entreprise en utilisant les lampes rechargeables à l’énergie solaire ?

Savez-vous que vous pouvez acheter des ordinateurs et limiter la consommation du papier ?

9. Définir un solde critique et faire le suivi des stocks critiques et déclencher les commandes

Si vous ne faites pas le suivi, vous serez dérangé par ce que vous avez négligé. Pour faire la gestion des achats, il faut avoir un fond. Et dans certaines entreprises ce fond est voté mais peut s’avérer suffisant ou pas. Mais de toute façon, il revient au gestionnaire d’en faire l’optimisation. Pour cela, il doit allouer des dépenses de façon stratégique pour satisfaire tout le monde. C’est pour cela qu’il doit accorder une importance particulière au suivi des stocks et s’assurer que c’est bien dédié à l’utilisation indiquée au départ. Ainsi, on pourra déclencher les commandes automatiquement ou par déclaration dans le pire des cas…

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• Élaborer un plan de contingence pour chaque matière critique

Le plan de contingence sert à calibrer chaque matière qui est indispensable pour le fonctionnement de l’entreprise. Prenons le cas d’une entreprise qui n’utilise que la connexion internet pour travailler, imaginez ce que cela peut coûter si elle en vient à passer 2 ou 3 heures sans internet. Prenons un autre cas, une sidérurgie qui ne consomme que l’énergie électrique, imaginez les pertes en 2 ou 3 heures sans énergie électrique ; voyez-vous, c’est capital d’avoir un plan A. B. C… Votre rôle, c’est que la machine continue de tourner sans interruption. C’est la raison pour laquelle, vous êtes un mécanicien de la performance.

• Élaborer une checklist d’optimisation des charges et l’utiliser pour réaliser des économies

Notre job c’est de livrer la meilleure qualité de service à moindre coût et dans les délais impartis. Nous devons réaliser des économies et réduire les charges dans notre entreprise. Et pour cela, il faut faire une check-list qui sera une boussole qui nous indique comment utiliser certains équipements comme les imprimantes par palier, les cartes d’accès pour les ascenseurs, ou encore les bonbonnes d’eau, ou lorsque vous sortez d’une salle et que les lumières s’éteignent automatiquement, n’est-ce pas magnifique ?

• Se challenger pour réaliser de bons niveaux d’économie chaque année

L’objectif d’une entreprise c’est de gagner de l’argent et non d’en perdre.

La condition pour savoir manager les achats, s’inscrit dans le chemin, voilà pourquoi l’ on exigera toujours à ce département de faire des économies chaque année : rappelant ainsi le pragmatisme du responsable, en partant du suivi optimal des stocks, suivant un calendrier bien défini jusqu’à la sensibilisation des acteurs.

• Définir un workflow et l’automatiser (digitaliser) pour la gestion efficiente des commandes

Il n’y a rien de mieux qu’un workflow qui marche. Il s’agit d’un système d’information Digitale et de mise en relation avec les différents services afin de fluidifier la qualité et la rapidité de l’information et assurer la qualité de service. Et ainsi limiter les ruptures de fournitures.

• Automatiser la gestion de la relation des fournisseurs de demandes jusqu’au paiement intégral

Le digital nous simplifie les processus. Avant, il fallait avoir des fiches de commandes, les reçus, faire les demandes manuellement. Aujourd’hui, nous pouvons automatiser tout cela, en partant de la relation avec les fournisseurs, au paiement souvent même digitalisé. Cela nous réduirait les aller-retours et les appels sans suite. Ainsi, nous ferait gagner en temps, en énergie et en argent.

• Réaliser chaque trimestre un audit de la chaîne d’approvisionnement et une étude de satisfaction des ayants droit et parties prenantes

Faire un audit est un préalable si on veut s’assurer qu’on fait la bonne chose. Il est même souhaitable de faire un audit avant et après, si l’on veut se rendre plus efficace. Dans cette mesure, nous saurons si l’objectif sera atteint ou pas. Et procéder à des ajustements selon les indicateurs de performances indiqués. En plus de cela, mener une enquête de satisfaction auprès de ses clients internes et externes permet de garantir des résultats constants et permanents.

Voilà 12 bonnes pratiques du management des achats qui marchent.

Justin E. NGA