La gestion de projet nous enseigne de nombreuses leçons qui peuvent être appliquées à la gestion d’une entreprise. Apprenez de ces éléments essentiels de la gestion de projet.
Chaque entreprise nécessite un certain niveau de gestion de projet, en particulier dans notre monde de plus en plus éloigné. C’est pourquoi la gestion de projet est devenue une profession si demandée dans tous les secteurs, de la construction à la santé en passant par l’informatique.
Rationalisez la communication du projet
Beaucoup d’entreprises gèrent leurs communications numériques internes par e-mail et (pire encore) par SMS. Il existe plates-formes qui facilitent la recherche de discussions pertinentes, toujours séparées en fils de discussion de projet ou de tâche – sans chercher dans votre boîte de réception. Et si vous partagez des documents dans les deux sens, les systèmes de gestion de projet permettent de s’assurer que toute l’équipe consulte les versions les plus récentes.
D’ailleurs, H&C Executive Education utilise des plates-formes de messagerie instantanée comme Slack qui peuvent également aider à réduire la surcharge de la boîte de réception, en particulier lorsque quelque chose d’urgent apparaît et nécessite votre attention immédiate. Et si quelqu’un n’est pas là lors d’une conversation critique sur Slack, publiez un résumé de la discussion et de toutes les actions associées sur votre système de gestion de projet afin qu’il ne la manque pas !
Atténuez le fluage de la portée
“Juste au moment où je pensais que j’étais sorti, ils m’ont ramené à l’intérieur.”
La dérive de la portée est le fléau non seulement des chefs de projet d’agence, mais aussi des pigistes, des entrepreneurs et des propriétaires de petites entreprises à travers la planète. Juste au moment où vous vous apprêtez à mettre l’arc sur un projet et à l’appeler : terminé, arrive une demande de dernière minute “pour quelque chose de petit” qui vous oblige à ajouter des heures de travail supplémentaires pour effectuer un ajustement qui aurait pu être résolu au départ.
Pire encore, ces demandes ne s’arrêtent généralement pas à une seule et une fois que vous avez accepté le premier changement, il devient de plus en plus difficile de dire non.
La dérive de la portée comme dans l’exemple ci-dessus est quelque chose que les chefs de projet d’agence voient à plusieurs reprises. La vérité est que parfois, vous ne pouvez pas simplement « dire non », même si cela peut être tentant, surtout s’il s’agit d’un client avec lequel vous continuerez à faire affaire à l’avenir. Mais vous pouvez vous améliorer en détaillant plus efficacement la portée dès le départ et (ce qui est tout aussi important) en documentant tout écart pendant l’exécution, même si vous ne les facturez pas, il est donc plus facile d’ajuster la portée du projet pour la prochaine ronde.
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Identifiez et gérez les parties prenantes
Le fait de ne pas identifier les principales parties prenantes et de ne pas les intégrer dans les cycles de rétroaction est l’une des principales causes de dérive de la portée. Si vous travaillez avec un client, vous commencez par faire passer le tout par un point de contact unique qui pourra idéalement regrouper tous les commentaires ou demandes pertinents. Parfois, vous êtes ce point de contact, auquel cas vous devez vous assurer que toute votre équipe participe aux projets lorsqu’il est encore temps d’apporter des modifications ou de changer de direction.
Dans les deux cas, vous voulez vous assurer que vous obtenez les commentaires et l’approbation de toutes les parties prenantes du projet, en particulier celles qui ont suffisamment d’autorité pour créer un goulot d’étranglement sur toute la ligne si elles n’ont pas été mises en boucle. Il y a toujours un gros bonnet qui intervient pour revoir votre projet jusqu’à la toute fin, et ils ont presque toujours des “réflexions” sur les changements qu’ils aimeraient voir. La seule façon d’éviter les retards de la suite comme celui-ci est d’identifier ces décideurs lourds à l’avance et de vous assurer que vous vous laissez la flexibilité dans votre calendrier et vos ressources pour tenir compte de leurs suggestions de dernière minute.
Éteignez les feux (et vérifiez la chaleur, afin qu’ils ne reprennent pas vie)
La capacité à relever des défis à la volée est le talent le plus extraordinaire qu’un chef de projet (ou un entrepreneur débutant) puisse avoir – et c’est l’une de ces choses qui ne peuvent pas être enseignées. Stanford n’offre pas encore de programme de MBA qui vous apprendra à retrouver un comptable qui a soudainement décampé au Costa Rica ou à appliquer un voile blanc à un millier d’actifs imprimés pour corriger une faute de frappe.
S’il y a un secret ici, c’est de respirer profondément, car le contretemps auquel vous êtes confronté n’est probablement pas la vie ou la mort, développez un réseau de pairs professionnels sur lesquels vous pouvez vous appuyer en cas d’urgence et assurez-vous que le défi auquel vous êtes confronté est résolu afin de ne pas transmettre le défi au chef de projet suivant.
Planifiez un examen après action
Qu’il soit réussi ou non, chaque projet doit être suivi d’un débriefing au cours duquel vous documentez le processus, identifiez et discutez des défis et déterminez comment mettre en œuvre ces leçons dans de futurs projets. Cela devrait aller de soi, mais toute votre équipe apprendra davantage des erreurs que des succès, alors considérez ces réunions comme des opportunités de croissance. Blâmer les gens après coup n’est pas un signe de bon leadership.
