La Méthode du Suivi Optimisé pour amener les collaborateurs à délivrer dans les délais
Comment utiliser une démarche de suivi optimisé pour ne pas devenir un médecin après la mort… Cette méthode a été extraite du Livre METHODES DE LEADERSHIP GAGNANT et du KIT DU LEADERSHIP GAGNANT…Vous pouvez accéder au KIT COMPLET ICI...

Vous êtes régulièrement surpris par le fait que vos collaborateurs ne bougent et ne rendent jamais le travail à moins que vous leur mettiez la pression ? Il est temps de déployer une méthode du suivi optimisé pendant 6 mois pour les amener à prendre le pli.

LE PRINCIPE DE BASE

Lorsque le meneur n’imprime pas clairement un rythme, il envoie clairement aux gens le message qu’ils peuvent se permettre d’adopter n’importe quel rythme et c’est rarement celui qui permet de faire les choses quand elles doivent être faites.

LE DEFI A RELEVER

Nous avons également tendance à penser que la plupart de nos collaborateurs étant des adultes, nous n’avons pas besoin de devoir leur dire ce qu’ils doivent faire, quand ils doivent le faire et comment ils doivent le faire.

Soyons clairs sur la question : Personne ne prend le pli sans suivi. En effet, le suivi n’est pas qu’un rappel, il donne le rythme à imprimer à l’action et aide à rythmer l’action.

• Si une personne est vraiment adulte, qu’elle se montre adulte et qu’elle produise des résultats d’adulte. Si elle n’arrive pas à le faire, il va falloir lui donner du rythme à travers la proximité présentielle et la régularité du suivi pour s’assurer de ce qu’il va faire le travail ;
• Certains collaborateurs ont besoin qu’on leur laisse le temps pour qu’ils comprennent. Il faudra alors qu’ils nous disent qui doit produire du résultat pendant qu’ils doivent prendre le temps de maitriser les processus. Pendant ce temps, s’ils ne peuvent pas faire, il faudra bien les amener à faire même s’ils vont trouver qu’on les infantilisent….

Tout le monde est un enfant en début de tout nouveau processus. Il faut juste de l’humilité intellectuelle pour s’appliquer à comprendre, à faire et à se faire aider pour prendre le pli afin de ne plus avoir à se faire aider.

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Devient urgent ce qui n’a pas été fait en son temps

Regardez toutes les bonnes habitudes que vous vous êtes promises de prendre et que vous n’arrivez pas à prendre. Franchement, si vous avez une personne qui vous faisait un suivi chirurgical, allez-vous vous permettre d’avoir autant de ratées ? Ne serait-ce que parce que vous auriez honte de pas être appliqué ?

Saviez-vous pourquoi certaines personnes ne parlent de leurs objectifs ou ne s’en fixent pas ? Parce qu’ils ne veulent pas être gênées de ne pas les avoir atteints.

Or le manager a fixé clairement des objectifs pour ses collaborateurs ; s’ils ne seront pas gênés de ne les avoir pas atteints, il doit les suivre et les suivre jusqu’à ce qu’ils se disent : « C’est mieux que je lui fasse son travail et il me laisse tranquille ».

La bonne nouvelle, c’est que si vous les suivez et les poursuivez tout le temps, ils vont finir par prendre le pli par simple conditionnement (Pavlov).

N’oubliez pas ! Devient urgent ce qui n’a pas été fait en son temps ! Et c’est le manque de suivi qui crée les urgences !

Faites le suivi jusqu’au bon pli. Une fois que les gens prendront le pli et deviendront excellents, ce sont eux-mêmes qui viendront vous remercier ; bien sûr pas dans les 7 jours qui vont suivre – peut-être pas dans les 7 mois qui vont suivre mais 7 ans après ou bien après. Ce que vous avez à faire, c’est de faire votre travail pour leur faire prendre les bons plis.

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LA METHODE DU SUIVI OPTIMISE EN ACTION

Supposons que vous avez besoin d’un rapport à soumettre à des partenaires ou à votre Président le jeudi prochain à 10h sachant que nous sommes le vendredi matin. En fait, vous avez une idée claire du collaborateur qui va vous aider à produire le rapport. Voici un modèle de suivi chirurgical :

VENDREDI :

• Vous l’appelez à 8H10 dans votre bureau ou vous déplacez vers lui pour lui expliquer le TAF et vous êtes d’accord qu’il va pouvoir le faire. Vous lui remettez un TDR et un canevas.
• A 10H, vous l’appelez pour vous assurer de ce qu’il a pris connaissance et qu’il n’a pas de questions.
• A 16h vous l’appelez pour vous assurer de ce qu’il a pu commencer à produire quelque chose et qu’il sera dans les délais.

SAMEDI :

• Vous lui donnez un coup de fil de courtoisie ou un SMS : « Bonjour comment tu vas ? J’appelais/Je t’écris juste pour avoir de tes nouvelles et savoir comment tu vas et que ta famille se porte bien à merveilles. Passe un bon week-end ! A propos, n’oublie pas que c’est le mercredi que tu dois m’envoyer le rapport XYZ »

LUNDI :

Il est :

• 12H et vous l’appelez pour lui dire où il en est pour le rapport et s’il peut vous envoyer ce qu’il a pu faire. Il semble vous dire : « Je vous fais un retour »
• 15h, vous n’avez pas de retour, n’attendez pas le retour, allez le chercher ! Vous débarquez dans son bureau ou à son poste pour regarder où est-ce qu’il en est et vous lui dites : « J’ai attendu ton retour et je ne l’ai pas eu alors je suis venu le chercher ! Alors où en sommes-nous ? ».

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Regardez le résultat et dites-lui : « Bonne nouvelle ! A cette allure, je suis sûr que j’aurai ce rapport dans ma boite demain à 9h. C’est formidable ! ». Imaginez qu’il a traîné sur le rapport ? Il va le terminer avant de rentrer ce lundi soir-là ! Non ?

Maintenant si vous êtes dérangé de le déranger, vous allez oublier le rapport et c’est lorsque vous avez l’alerte de vos interlocuteurs le jeudi parce qu’ils n’ont pas reçu le rapport que vous allez lui mettre la pression. Vous devenez ainsi un MANAGER DE LA 25è HEURE.

Voici la phrase puissante du suivi chirurgical « Où en sommes-nous ? ». Elle exige une réponse : « Je suis au Point… ». En effet, apprenez cela à vos collaborateurs et exigez un retour précis.

La méthode du suivi optimisé a été extraite du Livre METHODES DE LEADERSHIP GAGNANT et du KIT DU LEADERSHIP GAGNANT…Vous pouvez accéder au KIT COMPLET ICI...