Dépenser un budget conséquent pour dénicher la perle rare pour ensuite négliger purement et simplement son intégration s’avère purement paradoxal. Dans le contexte actuel, la fidélisation des collaborateurs, principalement les nouvelles recrues, se doit de faire partie intégrante des priorités de tout chef d’entreprise. Ainsi, dans le but de sceller une collaboration pérenne avec chaque nouveau collaborateur, et bien sûr de le fidéliser à la culture d’entreprise, il convient de miser sur ledit « onboarding », lequel désigne les différentes actions inhérentes à l’accueil et l’intégration d’un nouveau salarié. Gros plan, donc sur les bons réflexes à adopter pour que l’intégration des nouvelles recrues puisse porter ses fruits.

Préparez judicieusement l’arrivée de la nouvelle recrue

Concrètement, l’intégration ou l’onboarding est la dernière étape jalonnant le processus de recrutement. Celle-ci se veut déterminante du fait qu’elle permet au chef d’entreprise de transformer le recrutement en une collaboration pérenne. Ce processus s’avère aussi crucial que le sourcing des candidats ainsi que le processus de recrutement en amont. À noter cependant que l’onboarding est bien plus que le simple fait d’accueillir chaque nouvelle recrue, puis l’installer à son poste de travail. Une intégration fructueuse se prépare, s’anticipe et doit suivre un cheminement spécifique. 

Pour commencer, il convient d’informer l’équipe concernée sur le fait qu’un nouveau salarié est sur le point d’en faire partie, y compris chaque fonction support qui sera forcément amenée à traiter avec ce nouvel arrivant. Le but étant d’éviter qu’un malaise se produise dès lors que le nouveau collaborateur arrive dans les locaux. Par la suite, on doit faire en sorte à ce que son poste de travail soit opérationnel dès son arrivée. Un espace de travail opérationnel et dédié est non seulement indispensable pour que le nouveau salarié puisse exercer ses missions dans les meilleures conditions. C’est aussi un signe de respect.  

Lors de cette phase préparatoire, on doit aussi rassembler tous les documents fondamentaux que l’on doit transmettre à chaque nouvelle recrue dès son arrivée : contrat de travail, livret d’accueil, charte des valeurs et informatique, dossiers de prévoyance et de mutuelle.  

Présentez la nouvelle recrue au reste de l’équipe

Dès leur premier jour, présenter les arrivants aux membres de l’équipe les aidera à se sentir accueillis, inclus, et plus à l’aise avec leurs collègues. Même s’ils ne se souviendront pas tout de suite des noms de chacun, ils connaîtront déjà des visages et seront plus enclins à leur poser toutes les questions qu’ils pourraient avoir. 

Ces premières présentations sont très utiles, car elles favorisent l’esprit d’équipe et la création de relations de confiance dès le départ. En facilitant cela, les nouvelles recrues seront plus enclines à y rester. 

Nommez un mentor pour aider le nouvel arrivant à réaliser ses premiers pas

Afin que la nouvelle recrue puisse se sentir rassurée dès son intégration, le chef d’entreprise ne doit pas hésiter à lui désigner un mentor. La mise en place d’un programme de mentorat accélérera significativement l’intégration des nouveaux employés. Force est alors d’admettre qu’un nouveau collaborateur ayant un mentor connait l’entreprise ainsi que sa culture que celui-ci sans tuteur. 

Ayant un rôle de conseil et d’accompagnateur, ledit mentor se charge de guider et d’accompagner le nouvel arrivant lors de ses premiers pas dans la structure, mais surtout l’aider à trouver sa place. Bien sûr, lorsqu’on est nouveau, on doit en effet s’appuyer sur quelqu’un d’expérimenté afin de remonter efficacement d’éventuelles incompréhensions liées à son intégration. Dans la grande majorité des cas, un mentor s’agit d’un profil expérimenté qui occupe un poste similaire, mais non la hiérarchie directe de la nouvelle recrue. 

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Faites en sorte qu’ils se sentent suffisamment à l’aise pour poser des questions

Personne n’est capable de tout savoir pour faire son travail efficacement dès le premier jour.  

Pour que vos nouveaux employés apprennent les ficelles du métier le plus rapidement possible et que vous puissiez maintenir des niveaux élevés, vous devez leur permettre de poser des questions. Encouragez les nouvelles recrues à poser des questions pendant leur formation initiale pour une montée en compétences plus rapide. Créez une culture d’entreprise bénéfique et inclusive pour les nouveaux arrivants. Ils doivent se sentir suffisamment en confiance pour demander de l’aide à n’importe quel membre de l’équipe.

Laissez-les se familiariser avec votre base de connaissance et vos données

Fournissez aux nouveaux employés des documents de référence couvrant toutes les informations essentielles dont ils ont besoin pour remplir efficacement leur rôle. Bien sûr, ils ne pourront pas mémoriser toutes les données s’y trouvant, mais ils pourront s’y référer en cas de question. En outre, pensez au format vidéo, car la plupart des employés préfèrent une vidéo quand il s’agit de se faire expliquer ce qu’ils doivent faire.  

Il est utile de créer une base de connaissances sur tout ce qui concerne le travail dans l’entreprise. Cela peut inclure des informations sur la paie, les vacances, les valeurs et les processus de l’entreprise. Créez également une base de connaissances portant spécifiquement sur le rôle pour lequel la personne a été embauchée. Ce document peut inclure des réponses aux questions fréquemment posées et les bonnes pratiques, des indicateurs de réussite et des exemples de scénarios et la façon de les aborder.  

Enfin, envisagez de créer des comptes fictifs grâce auxquels les nouveaux employés pourront se familiariser avec vos systèmes et vos données sans commettre d’erreurs ni apporter de modifications au système réel. Cela les aidera à apprendre le rôle rapidement, en toute sécurité et sans stress.  

Impliquez rapidement les nouvelles recrues dans l’opérationnel

Au lieu de laisser plonger les nouveaux collaborateurs dans une montagne de dossiers, le mieux est de faire en sorte à ce qu’ils prennent conscience de leurs réelles compétences en les impliquant directement dans chaque réunion. De la sorte, on peut les aider à décrypter aisément les codes de la structure, mais également de se souvenir du nom des membres de leur équipe. Lorsque l’on souhaite réussir son onboarding, il ne faut pas hésiter à inclure les nouvelles recrues sur les projets déjà en cours afin de leur montrer que l’on a confiance en eux et que l’on souhaite par conséquent qu’ils fassent leurs preuves. 

Suivez leur processus d’intégration

Identifiez les indicateurs qui vous permettront de suivre et de mesurer le processus d’intégration. Cela vous donnera la vision nécessaire pour déterminer si votre approche fonctionne ou s’il faut l’améliorer.  

Si vous fournissez aux nouveaux employés des documents relatifs à l’intégration par email, vérifiez que ces derniers sont bien ouverts et lus. Vous pouvez peut-être définir un ensemble de tâches d’initiation et créer un système de suivi pour vérifier qu’elles sont accomplies. 

Organisez des entretiens individuels réguliers avec les nouvelles recrues pendant les premières semaines. Profitez de ce moment pour leur poser des questions sur le processus d’intégration, afin d’évaluer leur degré d’intégration et identifier ce qui pourrait être amélioré. 

Beaucoup d’entreprises bâclent le processus d’intégration/onboarding : elles pensent que le recrutement est fini après la signature du contrat. Ne faites pas cette erreur qui pourrait vous coûter cher ! Pour réduire le turnover et sécuriser le recrutement de vos nouvelles recrues, adoptez de bonnes pratiques : préparez leur arrivée, accompagnez-les durablement pour développer leurs compétences et donnez-leur envie de rester avec une culture d’entreprise forte et une véritable cohésion d’équipe. Dans ces conditions, elles n’auront aucune envie d’aller voir ailleurs et s’investiront sur le long terme pour booster votre business. Vous établissez une relation gagnant-gagnant.