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Comment l’IA transforme la gestion de projet en entreprise ?

IA transforme la gestion de projet
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L’intelligence artificielle (IA) est depuis longtemps un mot à la mode dans le monde des affaires, les entreprises discutant de son potentiel pour transformer la façon dont le travail est effectué à tous les niveaux. L’intégration de l’IA dans les systèmes de gestion des projets peut aider les organisations à améliorer la planification, l’exécution et le suivi des projets et ainsi permettre d’atteindre des niveaux de performance. Découvrons ici comment Comment l’IA transforme la gestion de projet en entreprise dans ces 3 cas spécifiques. 

Horaires générés par l’IA

L’une des principales responsabilités d’un chef de projet est la création d’un calendrier. Traditionnellement, la plupart des entreprises s’appuient sur des modèles de calendrier prédéfinis qui contiennent des phases, des jalons et des tâches couramment nécessaires. Cependant, cette approche statique du contrôle de la qualité d’un horaire pourrait bientôt appartenir au passé, car l’IA peut générer des horaires très complexes et précis en analysant toutes les données disponibles. 

Dans une expérimentation, on a utilisé des plannings vides et demandé aux chefs de projet de décrire le contexte de l’initiative. En retour, une structure de répartition du travail complète (WBS) et un calendrier ont été générés en quelques secondes. Au fur et à mesure que nous nous entraînions à mieux décrire le contexte, les horaires devenaient plus précis. Le simple fait d’indiquer le contexte comme “projet de mise en œuvre d’ERP d’une durée de 12 semaines” pourrait être amélioré en ajoutant plus de contexte, comme “le déploiement mondial d’un nouveau système ERP dans cinq régions suivant la méthodologie PMBOK, à partir de la deuxième semaine de mai 2023 et à terminer un an après.” 

En environ 30 secondes, un calendrier complet a été renvoyé, contenant toutes les exigences, la durée de la tâche proposée et un score reflétant la probabilité de l’estimation de la durée de la tâche par l’IA. Cela seul pourrait faire gagner des centaines d’heures aux chefs de projet, et cela pourrait également aider le PMO à créer de meilleurs modèles en connectant leur propre expérience au reste du monde. Le résultat pourrait certainement conduire à des calendriers plus précis, à une meilleure allocation des ressources et, en fin de compte, à des projets plus réussis. 

 

Journaux des risques générés par l’IA

L’un des aspects critiques de la gestion de projet est la gestion des risques. L’identification des risques potentiels au début du cycle de projet est cruciale pour assurer la réussite du projet. Les risques peuvent être liés à différents domaines, tels que l’analyse de rentabilisation elle-même, la disponibilité des ressources, le calendrier, la qualité, etc. 

Un chef de projet expérimenté peut créer rapidement un journal des risques potentiels en fonction de sa propre expérience. Ils peuvent également prédire la probabilité et l’impact des risques et expliquer comment les atténuer au cas où ils deviendraient de réels problèmes. 

Cependant, tirer parti de sa propre expérience n’est pas toujours faisable. C’est là que l’outil PPM et l’IA générative entrent en jeu. En reliant les deux, les chefs de projet peuvent générer un journal des risques en expliquant simplement le contexte du projet et en demandant un certain nombre de risques. En quelques secondes, l’IA remplit, catégorise et classe le journal des risques en fonction du contexte. Il pourrait également être demandé de rédiger des descriptions détaillées des risques, des mesures d’atténuation et des plans d’urgence. Encore une fois, considérez simplement cela comme un assistant qui tire parti des connaissances combinées disponibles sur Internet 

Bien qu’il puisse y avoir de nombreuses raisons internes pour lesquelles certains risques doivent être ajoutés manuellement, les journaux de risques générés par l’IA pourraient servir de point de départ. Pour les chefs de projet moins expérimentés, disposer d’un journal des risques complet à portée de main peut améliorer considérablement la productivité et les aider à devenir meilleurs dans leur travail en moins de temps qu’auparavant. 

 

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Estimation des coûts assistée par l’IA

Le dernier cas consistait à connecter une grille financière au sein de l’outil PPM à ChatGPT. Auparavant, les utilisateurs devaient saisir manuellement les coûts prévus dans chaque cellule en fonction de la catégorie de coût et de la période. Cependant, en automatisant le processus, ChatGPT a pu suggérer et répartir le coût total sur la base d’une courbe en S. De plus, l’expérience peut être personnalisée pour s’adapter à différentes périodes, allant d’années à des trimestres ou des mois, selon les besoins de l’entreprise. 

Comme dans les autres cas, les données générées par l’IA doivent être considérées comme une proposition, évitant au chef de projet d’avoir à la rédiger à la main. Que cela puisse ou non conduire à des prévisions financières plus précises dépend de la quantité de données que l’entreprise est prête à partager. 

 

Apporter vos propres donnés d’entreprise

L’IA a certainement le potentiel d’aller au-delà de ces cas, comme l’optimisation de la sélection des projets en suggérant les propositions les plus appropriées en fonction des priorités commerciales et des contraintes budgétaires. Cependant, cela nécessiterait de fournir les données de l’entreprise au service d’intelligence artificielle, ce qui devrait soulever des problèmes de sécurité. 

Bien que des options de formation aux données locales pour l’IA soient déjà disponibles, elles sont généralement utilisées dans le contexte des chatbots et peuvent ne pas être suffisantes pour gérer un vaste volume de données de projet. Néanmoins, le déploiement de telles approches basées sur l’IA pour la sélection de projets se traduirait probablement par une prédiction plus précise des scénarios de simulation et fournirait une solution plus efficace et évolutive pour la gestion de portefeuille en général. 

Bien que les avantages de l’intégration de l’IA dans les systèmes PPM soient clairs, il est essentiel de s’assurer que les solutions d’IA sont adaptées pour répondre aux besoins organisationnels spécifiques. Avec la bonne solution d’IA en place, les organisations peuvent exécuter leurs stratégies plus efficacement, ce qui conduit finalement à de meilleurs résultats commerciaux. 

 

SUZANNE BATISTA 

 

 

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