La performance doit être garantie par un système bien managé et huilé. Il est de la responsabilité du manager d’assurer la capacité de son organisation à tirer les leçons des bonnes expériences et les systématiser pour garantir le résultat. Pour construire une équipe apprenante, il faut également documenter les processus, les méthodes, les nouveaux outils et stratégies intégrés à la fin d’un projet réussi pour que les successeurs puissent s’en inspirer et délivrer du résultat. 

Voici, les méthodes qui aident une organisation apprenante à généraliser la compétence et garantir la performance. 

Structurer, documenter et systématiser les bonnes pratiques 

Lorsque vous utilisez une technique, une astuce, une méthode ou un processus qui a permis de produire du résultat, il est important de structurer pour indiquer la première étape jusqu’à la dernière avec tous les détails que cela incombe. En d’autres termes, il s’agit de montrer à chaque étape : quel outil a été utilisé ? Comment sommes-nous arrivés à tel résultat ?  

Une fois cela indiquée, il faudra l’écrire et enfin systématiser. La systématisation, c’est à partir du moment où tout a été couché sur un document, l’objectif est d’exiger à tout le monde de procéder exactement à utiliser le même processus et le même dispositif pour délivrer du résultat. 

Former systématiquement les nouveaux venus et l’ensemble de l’organisation 

Cette systématisation ne sera pas efficace si nous n’organisons pas régulièrement des formations de mise à niveau et de recyclage. 

A partir du moment où le système est déjà installé, les collaborateurs présents y sont formés et se mettent à la pratique. Naturellement, lorsque les nouveaux entrants arrivent, en effet tous les processus sont déjà documentés. Maintenant, il suffira juste de les former sur chaque aspect, par exemple du traitement du client à sa fidélisation. 

À titre illustratif, chez H&C Executive, il y a une méthode appelée celle du tailleur. Quand un nouveau coach intègre l’équipe, on lui recommande de ne rien dire, en revanche on l’invite à être plutôt dans l’écoute dans un premier temps. Puis, entre deux séances de coaching, un débriefing est fait pour lui montrer le système qui a été utilisé. Il connait bien les choses, mais il y a une façon particulière à H&C qui permet de délivrer du résultat. Cette méthode n’autorise pas au préalable au nouveau venu d’exprimer ses idées, au contraire il doit plutôt être dans l’écoute et l’observation.  

Ensuite, il arrivera un moment où on le laissera co- animer, puis animer tout seul jusqu’à ce qu’il prenne son envol. 

Enfin, il faut s’assurer qu’à chaque fois qu’il y a un nouvel élément intégrant l’organisation, qu’il s’adapte au dispositif et se l’approprie de sorte qu’il soit opérationnel au bout de 3 mois. 

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Collecter, intégrer de nouvelles bonnes pratiques et généraliser les compétences 

Même si le dispositif mis en en place au sein de votre organisation est en marche, il ne faut surtout pas le laisser désuet. Généralement, il est dit qu’ : “on ne change pas une équipe qui gagne”. En revanche, si la gagne change de donne et que votre équipe reste inchangée, vous risquez de ne pas continuer à gagner. C’est la raison pour laquelle, lorsque vous voulez être une organisation apprenante, il faudra être aux aguets, faire de la veille et collecter des nouvelles façons de faire.  

Pour se faire, il existe 2 méthodes. Premièrement, les collègues qui sont descendus sur le terrain, ont appliqué de nouvelles méthodes et techniques et produit du résultat. Dans un deuxième temps, ils vont venir partager dans un rapport leurs expériences et méthodes utilisées pour que tout le monde puisse en bénéficier. Ceci va permettre de généraliser les performances. 

Evaluer le dispositif, l’optimiser constamment et former sur les nouvelles intégrations 

Pour ne pas dormir sur nos lauriers, il faudra constamment jauger le dispositif pour savoir s’il continue à produire efficacement du résultat. Il s’agit également de détecter ce qui produit du résultat actuellement et pourrait ne plus donner satisfaction pour l’optimiser le plus rapidement. 

Lorsque de nouvelles choses sont intégrées, des formations de recyclage s’imposent pour pouvoir reformer les gens sur le système ou le dispositif de manière à l’améliorer. Si vous appliquez ceci, vous allez renforcer votre organisation votre dispositif et votre système pour garantir du résultat. 

Si vous n’êtes pas en train de le faire actuellement, ce n’est pas grave. Par contre, c’est maintenant qu’il faut se mettre au travail. Au cas échéant, vos équipes n’évoluent pas et vous serez souvent obligé de vociférer car vous n’avez pas un système qui soutient la performance durablement pour que le résultat soit au bout à la fin de la journée. 

Propos recueillis par Souleymane DIAKHATE tirés de la certification : Management stratégique