Garder un projet sur la tâche du début à la fin implique beaucoup de plaques tournantes. Jongler avec tout, des délais aux membres de l’équipe, peut être intimidant, mais pour le bon type de personne, cela peut être incroyablement gratifiant.
Il n’y a pas de formule secrète pour les chefs de projet qui réussissent. Au lieu de cela, il s’agit de bonnes habitudes, de visualiser toute l’échelle d’un projet et de comprendre les obstacles potentiels.
Voici les six habitudes des chefs de projet qui réussissent :
1. Les chefs de projet ont d’excellentes compétences en communication
La communication est cruciale dans le bon déroulement d’un projet.
Les recherches montrent que 57% des projets qui échouent sont dus à une rupture de communication. Il appartient au chef de projet de faciliter les préoccupations et la collaboration, ainsi que de créer des moyens simples de discuter et de partager des idées entre les membres de l’équipe et les parties prenantes externes.
Lorsque vous considérez que le succès d’un projet dépend de la communication, il est facile de comprendre pourquoi il s’agit d’un trait si important. Les chefs de projet qui réussissent sont à l’aise pour poser des questions, rechercher des informations et fournir une communication claire et ouverte à toutes les personnes impliquées.
2- Les chefs de projet maîtrisent parfaitement les processus
De nombreux processus sont impliqués dans l’exécution d’un projet du début à la fin.
La planification, l’exécution et la livraison ne sont que des éléments importants. Mais il existe plusieurs autres flux de travail comme fournir des commentaires, des modifications, affecter les membres de l’équipe aux bons rôles et déléguer des tâches.
Qu’il s’agisse d’une méthode Kanban ou Scrum, les chefs de projet qui réussissent ont une compréhension approfondie de quel processus doit se produire et quand. Au lieu d’essayer de comprendre au fur et à mesure, ils s’inspirent d’une procédure qui a été perfectionnée par des projets antérieurs pour s’assurer qu’ils optimisent constamment leurs processus.
Cependant, les chefs de projet les plus performants savent également que les choses ne se déroulent pas toujours comme prévu. Si un processus ne fonctionne pas pour un certain projet, ils pivotent et le modifient, afin qu’il s’adapte mieux.
Par exemple, sur des projets plus petits avec moins de points de contact, le chef de projet peut supprimer plusieurs points de rétroaction et se débarrasser des réunions quotidiennes afin que son équipe puisse poursuivre l’exécution du travail.
Restez flexible face aux changements : il est rare que les projets se déroulent sans aucun changement, alors soyez prêt à vous adapter et à faire de la place pour la portée du projet afin d’être prêt pour toute mise à jour.
3- Les meilleurs chefs de projet fixent des attentes et disent « non »
Dire « non » est une compétence étonnamment sous-estimée. Cependant, il est absolument vital pour les chefs de projet de dire ce mot très important.
Dire « non », c’est essentiellement un chef de projet qui met le bien-être de son équipe au premier plan et établit des attentes réalistes pour éviter les déceptions et les retards coûteux.
Comment gérer les attentes et dire non : définissez les attentes avec vos parties prenantes le plus tôt possible dans la planification du projet. Si c’est possible, discutez des raisons pour lesquelles vous avez dit non lors de vos réunions rétrospectives, ou essayez quelques-uns de ces conseils :
*Comprenez les limites de votre équipe : Sachez de quoi chacun est capable et faites-y attention pour éviter l’épuisement professionnel.
*Communiquer les responsabilités : il est assez courant que certaines parties prenantes oublient ce qu’elles étaient censées faire. Prenez en charge, communiquez les responsabilités et assurez-vous que toutes les parties ont été affectées aux bonnes tâches.
*Créez un plan de projet clair : assurez-vous de définir les limites avec les clients et les parties prenantes avant le début du projet afin d’avoir quelque chose à faire lorsque vous dites non.
4- Les chefs de projet prennent des décisions basées sur les données
Gérer un projet, c’est un peu comme résoudre une équation mathématique. Les chefs de projet sont chargés de prendre des décisions, et ils sont souvent évalués sur le nombre de « bonnes » décisions qu’ils prennent.
L’objectif est de maximiser le nombre de bonnes décisions et de les étayer avec des données afin que toutes les personnes impliquées comprennent pourquoi vous faites vos choix. Les chefs de projet performants exploitent les analyses de chaque tâche pour suivre les délais de livraison, déterminer le temps que prendra quelque chose et éliminer les goulots d’étranglement.
5- Les chefs de projet sont proactifs
Les chefs de projet passifs réussissent rarement. Les membres de l’équipe et les parties prenantes ont besoin de quelqu’un qui est prêt à prendre des décisions dans le meilleur intérêt du projet qui leur tient à cœur.
Le simple fait de réagir à des situations peut rendre un projet désordonné et entraîner des retards et des goulots d’étranglement. Au lieu de cela, les chefs de projet qui réussissent sont proactifs dès le départ, définissant ce qui doit être fait et quand.
La planification est essentielle. Les chefs de projet doivent utiliser les fonctionnalités de planification de projet pour voir chaque tâche, les points de contact clés et tout problème potentiel susceptible de faire dérailler l’ensemble du projet.
*Comment être plus proactif : devenir plus proactif ne signifie pas faire plus de travail. Les chefs de projet qui réussissent travaillent simplement de manière dynamique pour repérer les tendances, les domaines de préoccupation et les moyens d’améliorer le flux de travail.
Pour être plus proactif, suivez certains de ces conseils :
Planifiez bien à l’avance : planifiez un projet avant même de rencontrer les membres de l’équipe pour vous aider à visualiser les problèmes qui pourraient survenir.
Identifiez les points de crise potentiels : une fois que vous avez cartographié le projet et identifié les problèmes potentiels, développez une approche qui les résout avant qu’ils ne deviennent un obstacle sérieux.
Apprenez des situations précédentes : cela semble être un conseil courant, hein ? Eh bien, c’est vrai. Vous devez apprendre des projets antérieurs pour vous assurer que vous êtes proactif avec des plans de sauvegarde en place pour toutes les éventualités.
6- Les chefs de projet priorisent les tâches et se concentrent sur les solutions
La priorisation des tâches est l’une des parties les plus importantes pour être un chef de projet réussi.
Prendre la bonne décision au bon moment est nécessaire, mais savoir quelles tâches doivent passer avant les autres et lesquelles sont prioritaires est ce qui assure le bon déroulement des projets.
Il est facile de se sentir dépassé par le nombre d’activités nécessaires pour mener à bien un projet. Cependant, la création d’une hiérarchie vous permet de voir rapidement quelle tâche est prioritaire.
C’est aussi une excellente tactique pour éviter le multitâche. La hiérarchisation des tâches permet aux équipes de se concentrer plus facilement sur un problème à la fois.
*Comment hiérarchiser les tâches : le multitâche pour différents besoins de projets et la gestion de plusieurs équipes au sein d’une organisation sont les raisons pour lesquelles la gestion de projet est nécessaire en premier lieu. Mais pour voir le succès, les chefs de projet doivent savoir ce qui est prioritaire et ce qui peut attendre.
Voici quelques conseils pour vous aider à hiérarchiser les tâches plus rapidement :
Répertorier les tâches dans une hiérarchie : avant le démarrage du projet, assurez-vous que les tâches en haut sont terminées en premier. De plus, assurez-vous que tout le monde sait ce qui est prioritaire.
Trouvez toujours la solution en premier : Comme nous venons de le mentionner, des problèmes surgissent inévitablement sur un projet, mais vous devez vous concentrer sur la résolution du problème au lieu de trouver qui ou quoi l’a causé.
Élaborez des procédures : établissez un ensemble de procédures pour les situations délicates afin de vous assurer de rester concentré sur la solution
Souleymane DIAKHATE
