Le développement de pratiques et de méthodologies standard peut aider une organisation à réaliser des projets de haute qualité de manière cohérente et plus efficace. Cette standardisation est la fonction du PMO, un groupe au sein d’une organisation qui agit comme un référentiel pour les projets et un système de support pour les équipes de projet. Si vous êtes impliqué dans la gestion de projet, vous pourriez bénéficier de savoir comment un PMO peut faciliter l’achèvement du projet et l’alignement des objectifs. Dans cet article, nous expliquons ce qu’est un PMO et décrivons 10 avantages d’en avoir un.
Qu’est-ce qu’un PMO ?
Un PMO est un bureau de gestion de projet, un groupe ou une unité centralisée qui coordonne et gère les projets d’une organisation ou d’un département au sein de celle-ci. L’objectif principal d’un PMO est de normaliser les procédures par lesquelles une organisation réalise ses projets. Grâce à la standardisation, les différentes équipes de projet au sein d’une organisation peuvent appliquer des méthodes fiables pour produire des résultats cohérents liés au projet. Un PMO peut également gérer des données et des rapports, former du personnel, développer des outils de gestion de projet et établir des méthodes pour améliorer l’efficacité des processus. Les autres responsabilités des PMO comprennent :
- Prioriser les projets en fonction des objectifs stratégiques de l’organisation
- Gérer les ressources du projet et résoudre les problèmes liés aux ressources
- Maintenir, mettre à jour et rapporter les données du projet aux parties prenantes
- Maintenir la documentation pour chaque projet
- Suivi de l’avancement des projets de l’association
- Accompagner les équipes et les managers travaillant sur les projets
Le PMO est souvent un groupe de haut rang, positionné en dessous des principaux décideurs de l’organisation. Sa position par rapport au leadership organisationnel et aux chefs d’équipe aide le PMO à transmettre les informations importantes du projet à la haute direction et les besoins de la haute direction au personnel travaillant sur les projets.
Avoir un PMO peut être utile aux organisations qui gèrent un grand nombre de projets ou poursuivent des projets impliquant plusieurs départements. Le PMO peut également aider à contrôler les dépenses du projet grâce à l’allocation des ressources et à maintenir la transparence en servant de canal de communication.
10 avantages d’un PMO
Avoir un PMO dans votre organisation peut optimiser la façon dont vous gérez les projets et offrir des avantages supplémentaires en conséquence. Voici une liste de 10 avantages qu’un PMO peut offrir :
Normalisation
Un PMO peut unifier l’approche projet d’une organisation en normalisant ses méthodes et ses processus. La normalisation peut aider les chefs de projet en établissant des règles sur la manière dont ils doivent accomplir une tâche. Par exemple, laissés à leurs propres préférences, deux chefs de projet distincts peuvent avoir des attentes différentes en matière de rédaction de rapports, mais la standardisation peut garantir que chaque rapport inclut le même format, les mêmes types de détails, etc. Cela peut également aider la haute direction à comparer les performances entre les chefs de projet en établissant une rubrique de référence.
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Des résultats cohérents et précis
La normalisation peut être particulièrement utile si une équipe rencontre des difficultés lors de la réalisation d’un projet. Les normes établies par le PMO peuvent aider l’équipe à surmonter la difficulté et à progresser. De plus, avec la documentation constante que le PMO maintient, il peut créer une image plus claire et plus précise de la façon d’estimer la durée des projets, de définir les budgets et d’allouer des ressources pour les projets futurs.
Coûts réduits
Une meilleure précision peut entraîner l’avantage supplémentaire de réduire les coûts du projet. Le fait de disposer d’estimations précises du temps, de l’argent et des matériaux nécessaires à un projet réduit le potentiel de révisions ou d’adaptations à mi-projet, ce qui pourrait entraîner une augmentation des coûts non pris en compte dans le budget. Un PMO suit également en permanence les détails du projet, tels que le coût, permettant une gestion en temps réel pour s’assurer que l’équipe respecte le budget.
Faciliter l’achèvement du projet
Un PMO peut faciliter l’achèvement du projet en permettant aux chefs de projet et aux équipes de se concentrer sur l’exécution du plan, la réalisation des livrables et le respect des jalons, tandis que le PMO gère les activités principales de documentation, de reporting, de communication et d’analyse. Son analyse peut également faciliter l’achèvement en informant des méthodologies révisées qui peuvent augmenter la productivité.
Alignement avec les objectifs organisationnels
L’une des fonctions les plus importantes d’un PMO est de déterminer si un projet s’aligne sur les objectifs à long terme de l’organisation. Si le PMO voit que l’achèvement d’un projet particulier peut ne pas faire progresser l’organisation vers ses objectifs, il peut annuler le projet pour rediriger le temps, l’argent et les ressources vers d’autres projets mieux alignés. De cette façon, le PMO contribue à garantir que les activités de l’organisation ajoutent toujours de la valeur.
Centre de connaissances
Le PMO de votre organisation peut fonctionner comme un centre de connaissances sous diverses formes. En tant que centre de coordination de tous les projets de l’organisation, le PMO peut être au courant de toute similitude de portée entre les projets de tous les départements et peut partager des connaissances qui peuvent guider les équipes de projet. Le PMO comprend également les exigences de chaque projet et peut, par conséquent, diriger les équipes vers des ressources éducatives qui peuvent faciliter la réalisation du projet.
Données centralisées
De même, le PMO est l’unité de stockage de toutes les données de projet au sein d’une organisation. La centralisation peut rationaliser les efforts des équipes pour localiser les données dont elles ont besoin. Il maintient également la visibilité de toutes les parties prenantes sur les détails du projet, tels que les dépendances et les raisons du blocage des progrès. Cette visibilité peut être utile pour communiquer les problèmes entre les équipes de projet et la haute direction et leur permettre de travailler ensemble pour concevoir des solutions basées sur des données concrètes.
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Formation, mentorat et coaching
Le PMO peut identifier les meilleurs talents parmi les chefs de projet et contribuer à leur développement par la formation, le mentorat et le coaching. En aidant à perfectionner les compétences en gestion de projet, le PMO fournit un soutien professionnel qui peut produire non seulement un personnel plus qualifié ; mais aussi des chefs d’équipe qui se sentent valorisés, ce qui peut contribuer à la rétention des employés.
Assurance qualité
Le PMO peut aider à maintenir l’assurance qualité en offrant une perspective unique sur la performance du projet. Le point de vue d’un étranger peut souvent identifier les domaines nécessitant des améliorations que les personnes les plus proches du projet ne peuvent pas voir. Par exemple, un membre du PMO pourrait reconnaître qu’une équipe de projet pourrait utiliser ses ressources de manière plus optimale et donner un aperçu de la manière dont cela peut être fait. Cela peut aider l’équipe à respecter ses mesures de qualité et à mener à bien le projet avec plus de précision.
Meilleure prise de décision
Le PMO est l’endroit où les aspirations et les expériences de la haute direction, de la gestion d’équipe et des équipes de projet se croisent, donnant au PMO une quantité importante de documents de référence à partir desquels tirer des informations exploitables. Cela peut être précieux en cas de perturbation ou d’obstacle à un projet. Pour contourner l’obstacle, le chef de projet peut consulter le PMO pour envisager des actions alternatives basées sur des solutions de projet passées.
SUZANNE BATISTA
