Les réunions hebdomadaires peuvent être terriblement ennuyeuses et redondantes surtout lorsqu’elles visent à tout simplement faire le point des activités. Et tenez-vous tranquille, le fait que les présentations contiennent des graphes et des tableaux de bord n’arrange toujours pas les choses. Les gens ont vu un scénario pareil la semaine écoulée. Ils se demandent alors pourquoi chacun n’enverrait pas tout simplement ses rapports par email et on commente.

Et cela semble avoir du sens. À vrai dire, si c’est pour que le patron et les bavards commentent les présentations des uns des autres, personne n’a envie de passer 2h par semaine à des réunions qui ne les font pas avancer. Si vous voulez que les gens soient excités d’être à vos réunions hebdomadaires, elles doivent intégrer les ingrédients suivants:

La réunion doit ajouter à ses participants de la valeur et du progrès

Lorsque vous organisez une réunion d’information au cours de laquelle vous partagez les nouvelles orientations stratégiques, les nouveaux outils et le nouveau dispositif avec vos équipes – avec un accent mis sur comment cela va affecter positivement leur quotidien et leur travail, ils ne vont surtout pas la trouver ennuyeuse ni redondante.

Si la réunion d’information apporte des innovations ou des attentes à des besoins exprimés depuis de longues dates, votre audience sera forcément captivée et motivée à la suivre. Sans doute vous n’apporterez pas toujours de bonnes nouvelles lors de vos réunions (d’information) mais si elles apportent du nouveau (de la valeur ajoutée) et font avancer les gens, elles apparaitront moins ennuyeuses.

Les réunions vont permettre de prendre une ou des décisions

Les réunions de crise sont excitantes mêmes si elles peuvent être parfois tendues et stressantes. Pourquoi elles ont intéressantes? – Tout simplement parce qu’on s’oblige à aller à l’essentiel lors des réunions de crise et de répondre à la question : “Que faire vu la situation?”.

Faites de sorte que vos réunions hebdomadaires aient pour objectif essentiel de répondre à la question : “Voici la situation actuelle de notre entreprise ou de notre département : Que pensez-vous que nous devrions absolument faire pour l’améliorer et accélérer la performance?”.  Si vos réunions permettent d’aller à cet essentiel, les gens seront heureux d’y participer parce qu’ils savent que le but du jeu, c’est de prendre des décisions et engager des actions pour faire avancer les choses.

Le compte rendu de réunion est remplacé par un plan d’action et un planning de mise en œuvre

Au lieu de faire un compte rendu de dix (10) pages que vous faites envoyer par email avec le risque que les gens accusent réception éventuellement sans lire le fond, pourquoi ne pas le remplacer un plan d’action sur une page (en tableau) qui indique: Les objectifs initiaux, l’état actuel des choses, les améliorations attendues dans un certain délai, les actions et ajustements requis, l’acteur principal qui va piloter la mise en œuvre, les acteurs secondaires qui vont lui apporter de l’aide et la date buttoir de la mise en œuvre?

Un ingrédient important ici, c’est de confier la mise en oeuvre de chaque point à des comités qui devront se réunir et travailler pendant la semaine pour faire avancer véritablement la mise en œuvre afin d’éviter la présentation de stagnations et l’ennui à la réunion hebdomadaire suivante.

Mieux, le dirigeant doit naturellement suivre de près les travaux de mise en œuvre et ne devra pas attendre le jour de la prochaine réunion pour se retrouver lui-même devant le fait accompli.

Un comité de direction doit se réunir au minimum chaque semaine. Mais souvent, les réunions ne sont pas faites parce que les gens n’auraient pas eu le temps d’avancer sur les sujets abordés lors des réunions précédentes. Donc on se réunit toutes les deux semaines pour éviter la redondance. Or la réunion doit permettre d’optimiser le rythme de pilotage de la performance, si vous ne l’organisez que toutes deux semaines, il y a bien de choses qui vont vous échapper.

Ce qu’il pourrait être fait, c’est de forcer et piloter l’exécution avec un suivi optimisé pour que les résultats et les améliorations soient présentées à la réunion suivante sans excuses ni redondances.

Tout ce qui peut rallonger la réunion est traité avant la réunion ou intégré à une autre réunion

Une réunion, ce n’est pas le grand oral. On doit la faire rapidement en 1h maximum. Mais c’est effectivement difficile de la dérouler en 1h si les sujets polémiques débarquent à la réunion sans un dégrossissement préalable.

Par exemple, les documents de projets devront être traités et validés à 98% par les protagonistes concernés (par échange d’emails) avant d’être présentés à la réunion (sous forme de synthèse). Et la synthèse sur une ou deux diapositives devra pouvoir être analysée en 10 ou 15 mins en plénière. Pareil pour les rapports.

Pour les changements majeurs, il faut consulter et utiliser la méthode de la réunion avant la réunion pour échanger avec les acteurs majeurs, obtenir et intégrer leurs avis et inputs et allez vers des choix plus digestes et presqu’exemptes d’objections avant de se retrouver en réunion plénière.

Et si un sujet commence par prendre plus de 20 minutes, il faudra s’arrêter et le confier à un comité qui va le traiter et faire des propositions faciles à adopter à la réunion suivante ou au cours d’une réunion extraordinaire.

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Par Hermann H. CAKPO

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