5 questions pour évaluer les besoins en formation

L’une des méthodes les plus répandues pour savoir qui envoyer à une formation et quand, c’est de transmettre les catalogues ou offres de formation aux employés et leur demander de choisir les formations qui les intéressent. Le résultat en général, c’est que les collaborateurs demandent des formations qui n’ont absolument rien à avoir avec leur travail au quotidien ainsi que les défis qu’ils ont à relever.

La vérité, c’est que ce n’est pas à un collaborateur de dire la formation dont il pourrait avoir besoin. Au contraire, un dispositif doit être mis en place par le chef d’entreprise et son service ressource humaines s’il en a pour suivre de près l’évolution des besoins en formation qui ne peuvent en aucun cas être le fait des intérêts ou non à participer à une formation. Le besoin identifié et pris en compte doit absolument permettre d’améliorer les performances et renforcer la compétitivité de l’entreprise.

Nous vous suggérons ici 5 questions que vous pouvez vous poser désormais pour analyser les besoins en formation au sein de votre entreprise et les prendre en compte de façon stratégique de manière à améliorer constamment les performances de votre entreprise.

  1. Quels sont les résultats attendus des collaborateurs et quelles sont les compétences pour les atteindre ?

Mon père, qui est instituteur, m’a appris qu’on ne peut pas punir un ignorant parce qu’il ne sait même pas ce qu’il a fait de mal. J’ai fait de cette maxime mon point de référence quand il faut évaluer les compétences et les capacités de production de résultat d’un collaborateur. Personne ne peut être amené à faire ce qu’il ne sait pas faire jusqu’à ce qu’il sache le faire. La plupart du temps, nous partons du principe vu les diplômes et l’expérience des gens, ils doivent savoir le faire.

Ce n’est qu’après avoir essayé à plusieurs reprises de leur confier des tâches ou projets sans succès que nous nous rendons compte de ne pas être avec la bonne personne. Et même là, le meilleur reflexe que nous avons souvent n’est pas d’en profiter pour former mais de récupérer le travail, privant ainsi nos collaborateurs de l’opportunité d’apprendre une fois pour toutes à faire ce qui est attendu d’eux.

L’instant où l’on pense confier une tâche ou une mission à un collaborateur, est un moment où nous avons la possibilité de nous poser la question : « Vu les résultats qui sont attendus de lui, quelles formations devrions-nous lui donner et quels outils doit-il maîtriser pour réussir pleinement sa mission ? ». Si vous pouvez vous arrêter maintenant, que vous soyez un DRH, un chargé de formation, un chef d’entreprise ou un manager d’équipe, pour poser cette question au sujet de vos collaborateurs, vous aurez élaborer des plans et engager des actions de formation qui soient utiles à l’amélioration des performances de votre organisation.

  1. Quelles sont les performances attendues qui ne sont pas atteintes et quelles compétences renforcer pour les atteindre prochainement ?

Le moment de l’évaluation des performances est aussi une opportunité extraordinaire pour identifier les besoins en formation des collaborateurs. Si vous attendiez des niveaux de performance d’un collaborateur et qu’il n’a pas réussi à les atteindre, ce sera le moment de se poser la question : « Ce collaborateur peu performant avait-il vraiment toutes les compétences nécessaires pour atteindre les niveaux de performances attendus de lui ? ». Si ce n’est pas le cas, profitez de l’occasion pour faire un inventaire de toutes les compétences requises, celles qu’il a et celles qu’il n’a pas.

Elaborez un plan pour prendre systématiquement en charge le renforcement des compétences manquantes pour espérer ainsi qu’il produise la prochaine fois des niveaux supérieurs de résultat. En général, nous pensons changer la personne supposée « incapable » au lieu de la capaciter, de la rendre « capable ». Vous connaissez certainement le nouvel adage du coaching et de l’accompagnement des collaborateurs : « Ne corrige pas ma copie. Aide-moi à avoir 10/10 ». Nous avons plus intérêt à aider nos collaborateurs à avoir les meilleures compétences possibles pour atteindre les meilleurs niveaux de résultats possibles attendus d’eux.

  1. Pourquoi certaines compétences disponibles ne sont pas utilisées à profiter ou sous-exploitées ?

Ceci est certainement l’une des rares questions que l’on se pose lorsqu’il est question d’évaluer les besoins en formation. Mais en réalité, une entreprise peut disposer des compétences individuelles primaires pour exceller dans un domaine donné mais un défaut de coordination pourrait bien conduire à des ratées dans l’effort pour atteindre les objectifs collectifs. La cause la plus fréquente ici est que les collaborateurs compétents sont démotivés du fait des conditions ou du fait d’un mauvais encadrement.

Dans notre travail d’accompagnement des entreprises, il arrive souvent que lorsque les performances ne sont pas satisfaisantes, on envoie les équipes en formation, en oubliant de former les dirigeants. Je préviens toujours en disant au commanditaire qu’il y a un risque de cannibalisation des bonnes volontés si les dirigeants ne sont pas formés. D’ailleurs, en général, les collaborateurs sont formés mais les résultats ne sont pas au rendez-vous, malgré de bonnes conditions de travail, il faut comprendre qu’il y a un besoin de formation au niveau de l’encadrement et des dirigeants. D’ailleurs, il faut commencer par leur formation parce que s’ils sont bien formés, ils pourront coacher et encadrer facilement leurs collaborateurs.

  1. Vu l’évolution du marché, quelles sont les prochaines compétences dont nous aurons besoin pour rester compétitifs ?

Les entreprises les plus dynamiques sont des entreprises constamment en chantier. Elles s’assurent de changer en interne et de s’ajuster avant d’être obligées par les facteurs externes à changer et à s’ajuster. La capacité à surveiller son secteur et identifier les métiers qui vont devenir déterminants ainsi que les compétences qui seront requises pour maitriser ces métiers et rester compétitifs est certainement ce qui permettra à une entreprise d’être sure de pouvoir gérer et gagner les prochaines batailles concurrentielles.

Si vous pouvez vous demander constamment : « Vu les projets dans lesquels nous allons devoir nous engager les années à venir, quelles sont les compétences que nous devons développer en interne pour être à la hauteur ? », vous saurez les meilleures formations à planifier et à dérouler pour être prêt.

  1. Etant donné les compétences que nous devons renforcer pour être prêt aujourd’hui et demain, quelles sont les formations qu’il faut à nos équipes et à l’encadrement ?

Répondre à cette question est stratégique. En effet, à partir du moment où une entreprise sélectionne des formations non plus par curiosité ni par nécessité de consommer le budget de formation, elle entre dans la dynamique de la capacitation constante nécessaire à produire les niveaux de performances attendues.

La clé ici est d’identifier des formations qui vont permettre aux collaborateurs de disposer des compétences dont ils ont besoin pour les objectifs à eux assignés ainsi que les compétences nécessaires pour gérer les prochains défis de l’entreprise. Encore une fois, il est toujours bon de donner la formation, ensuite déléguer plutôt que de déléguer sans former et penser que les gens seront à la hauteur et se désoler plus tard de voir qu’ils n’avaient pas le minimum de compétences et de maitrise d’outils pour produire du résultat.

Si vous gardez à l’esprit que les écarts de performances s’expliquent en général par des écarts de compétences quantitatives et qualitatives, vous saurez créer la dynamique nécessaire pour que vos équipes aient toujours les compétences nécessaires afin de vous aider dans la réalisation des objectifs de votre organisation.

Par Hermann H. CAKPO

Hermann H. CAKPO

Herman H. CAKPO est auteur, coach et co-fondateur de The H&C Group, une entreprise de formation et de coaching basée au Bénin, au Burkina Faso, en Côte d’Ivoire, au Mali, au Togo, au Sénégal, au Gabon et prochainement au Niger, Cameroun et en Guinée. Il a déjà écrit et publié plus de 25 livres.

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