Organiser des réunions efficaces et productives : 12 pièges à éviter

 

La quantité et la qualité des réunions dans une organisation privée ou publique peuvent traduire son niveau de performance mais surtout l’attitude managériale et le leadership de son dirigeant d’une part et le moral et l’engagement de l’équipe d’autre part.

Afin d’éviter que vos réunions ne deviennent un pensum pour les collaborateurs ou que votre organisation ne soit atteinte de réunionite, voici 12 pièges à éviter pour organiser des réunions efficaces et productives qui servent effectivement à faire avancer un dossier ou un projet.

  1. Oublier la raison d’être de la réunion

Bien qu’elle soit différente d’une organisation à une autre et selon l’objet à l’ordre du jour, une réunion doit se tenir pour une raison claire, précise et partagée. En effet, une réunion, même programmée de façon régulière et permanente, peut devenir très facilement une simple formalité à laquelle se conforment les participants uniquement par obligation de présence une fois la véritable raison d’être de ce rendez-vous est oubliée. Selon Gaétan TOUH, coach, formateur et Directeur Adjoint H&C Côte d’Ivoire « Pour être efficace et productive, une réunion doit être organisée pour une des 8 raisons suivantes : Partage d’information ; Relever un défi ; Sensibiliser ; Faire le point ; Décider ensemble ; Réajuster et recadrer ; Célébrer ; Partager l’expérience ». Quelle qu’en soit la raison, il est à retenir que toute réunion a pour seul objectif d’accélérer la performance de l’équipe et de l’organisation.

  1. Raréfier les réunions

« Comme nous sommes une toute petite équipe, mon personnel et moi, nous nous réunissons au moins une fois tous les 6 mois… » confiait un entrepreneur. Dans sa forme, l’organisation fréquente de réunions peut certes dépendre de la taille de l’équipe mais dans son fond et notamment pour l’une des raisons évoquées ci-dessus, la rareté des réunions peut avoir pour conséquence la parcellisation de l’information, la fébrilité au sein de l’équipe, l’isolement du manager. Le manque de réunion dans une organisation peut aussi provenir de l’infructuosité et la redondance de celles tenues par le passé et qui ont fini par créer une lassitude généralisée dans l’organisation. L’effectif de l’organisation et encore moins le nombre et la fréquence des réunions ne peuvent justifier en rien le choix et/ou la décision de raréfier les réunions.

  1. Ne pas tenir de réunions du tout

Se réunir très rarement est déjà peu tolérable et ne pas se réunir du tout est insupportable pour toute équipe quel que soit le type d’entreprise. Un manager qui ne trouve aucune raison pouvant justifier la nécessité de réunir ses collaborateurs est très certainement loin d’avoir compris sa mission ou encore moins son rôle qu’il ne peut s’être saisi de ce que son équipe, ses clients et ses partenaires attendent de lui. Il ne peut exister de management d’organisation et de pilotage de la performance sans réunion aucune.

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  1. Inviter les figurants

Quelle que soit la raison de sa tenue et son ordre du jour, toute réunion ne nécessite que la participation de tous ceux qui sont concernés et peuvent influencer les questions abordées. « Ce que vous dites est fort pertinent mais est-ce que le sujet de vos interrogations est approprié à cette réunion ? Non, M. Le directeur général » Il apparut très clairement à la direction que la présence à cette réunion du représentant du personnel avait été une « invitation au figurant » et que celle-ci avait in fine dévié et troublé cette rencontre de son ordre du jour et de sa véritable raison. Il est donc impératif et judicieux de savoir qui doit prendre part à la réunion en fonction des points à l’ordre du jour pour s’éviter toute perturbation et déviation.

  1. Vouloir résoudre les problèmes soulevés en réunion au cours de celle-ci

« Je ne pourrais pas accomplir efficacement ce travail M. le Directeur.  Vous savez très bien que je n’ai pas les outils et encore moins le logiciel approprié ». En faisant cette remarque, l’infographiste venait de soulever un nouveau problème au cours de la réunion dont l’objet consistait à partager la bonne nouvelle relative à la signature d’un nouveau contrat avec un client important. En l’ajoutant ainsi à l’ordre du jour, la décision du Directeur d’y réfléchir ensemble séance tenante avec toute l’équipe rallongea la durée de cette réunion qui passa de « partage d’information » à « relever un défi » comme raison.

Prévoir une autre séance avec les personnes concernées par la question soulevée n’aurait-il pas été plus efficace et plus productif pour l’équipe ? Très certainement, en ce sens que l’infographiste aurait préparé à l’avance des propositions de solutions.

  1. Ne pas avoir d’ordre du jour

Quoi de plus stressant pour des collaborateurs que de se retrouver en salle de réunion et s’interrogeant qui du regard, qui à voix basse sur les mobiles de cette convocation ? Si certains managers pensent qu’ils deviennent plus influents en créant le mystère ou en entretenant le suspens sur l’objet d’une réunion, il n’en demeure pas moins que cette attitude est peu favorable à la création d’un climat de confiance au sein de l’entreprise.

Un ordre du jour fixé et partagé à l’avance favorise l’implication, la disponibilité et la préparation de la réunion de la part de chaque participant. S’il n’y a aucune raison de se réunir, évitez toute réunion qui consisterait à chercher les sujets à traiter séance tenante.

  1. Faire découvrir l’ordre du jour le jour

Comme vu précédemment, informer les collaborateurs de l’ordre du jour, séance tenante, peut inévitablement déboucher sur une session « bavardage ». En effet, les différents participants n’ayant pas eu le temps de se préparer, les échanges pourront très rapidement se transformer en des discussions à bâtons rompus. Par conséquent, l’organisateur sera très certainement rendu responsable de l’impréparation de la réunion et des suites qui en découleront. Les collaborateurs doivent donc être informés de l’ordre du jour au moins 2 heures à l’avance et leur préparation sur les sujets qui seront abordés est recommandée.

  1. Vouloir résoudre un problème de formation pendant la réunion

Il arrive très souvent qu’au cours d’une réunion qu’il y ait un ou plusieurs participants qui découvrent pour la première fois un sujet méconnu de leur domaine ou niveau de compétence. Leur désir d’en savoir plus ou le besoin de les former in situ sur le sujet peut dérouter l’ordre du jour de la réunion et la transformer en partie en une session de formation. Pour rester efficace et productive, programmez une session de formation spéciale sur le sujet serait une décision judicieuse.

  1. Désirer solutionner les problèmes techniques pendant la réunion

Le tour de table se déroulait conformément au temps imparti à chaque responsable de service pour la réunion de mise au point hebdomadaire prévu pour une demi-heure sur l’avancement d’un projet de construction en cours d’exécution. Lorsque vint son tour, le responsable technique posa la question relative à un défaut technique. Après 2 heures écoulées, tous les plans et autres outils mis sur la table et les nombreux appels téléphoniques effectués, nous continuons toujours à débattre sur les choix des différentes solutions techniques et leurs incidences sur le projet pour l’ensemble des parties.

En somme, nous étions passés d’une réunion de mise au point à une réunion purement technique.

  1. Utiliser les réunions pour régler les comptes

« Sachez que je suis très bien informé de tous ce que vous propagez comme fourberies dans mon dos et rassurez-vous que des mesures sévères seront prises à l’endroit des coupables » Ces propos du directeur général glaçait davantage l’atmosphère déjà suspicieuse qui avait envahi cette réunion dont l’ordre du jour portait sur l’implémentation d’un nouveau système de gestion clientèle. Régler les comptes à ses collaborateurs au cours d’une réunion est à proscrire comme attitude managériale pour tout dirigeant qui se veut être un leader-entrepreneur.

  1. Une seule personne parle plus les 3/4 du temps

Une réunion n’est pas une conférence de presse.  Il n’est pas rare d’assister à une réunion au cours de laquelle seul le dirigeant se donne prépondéramment le droit à la parole. Les collaborateurs attendant, impatiemment et comme habituellement, les ordres pour ensuite déclarer leur disponibilité et engagement à les exécuter quoi qu’il en soit. Une réunion s’inscrivant dans le cadre du pilotage de la performance, la contribution des participants, objectivement choisis en fonction de l’ordre du jour, est indispensable pour la bonne marche de l’organisation

  1. Ne pas tenir la réunion avant la réunion  

« Les négociations tant redoutées avec les différents représentants syndicaux se sont déroulés dans le temps imparti pour cette réunion et tout particulièrement dans une bonne ambiance » déclarait un DRH. En effet, la direction avait préalablement entrepris de rencontrer en tête-à-tête les différents protagonistes dans le but de faciliter les négociations et de permettre que cette réunion soit efficace et productive.

En somme, il est bon de retenir que la réunion est un événement de la vie d’une organisation qui concourt au pilotage de sa performance. Cependant, pour être qualitativement efficace et quantitativement productive, une réunion doit non seulement être intégrée et adaptée au style de management du dirigeant mais surtout faire partir de la culture de l’entreprise.

Par Lionel Ralph NGUIMBI

Directeur H&C Gabon

Comments

  1. Sadia sylvain Répondre

    Bsr, vraiment votre coaching m’interresse et je veux plus d’infidélité. Merci

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