6 conseils pour passer des réunions improvisées aux réunions performantes

//6 conseils pour passer des réunions improvisées aux réunions performantes

6 conseils pour passer des réunions improvisées aux réunions performantes

Organiser des réunions performantes doit être un objectif pour tout dirigeant d’entreprise. Les réunions. Il arrive trop souvent qu’elles soient sans ordre du jour, sans bornes et interminables et détruisent l’appétit des collaborateurs. Et pourtant les réunions sont des outils de pilotage et d’optimisation de la performance que l’entrepreneur doit absolument prendre au sérieux. Elles ne peuvent dont ni être improvisées ni négligées. Découvrez ici comment vous réajuster pour commencer à organiser des réunions performantes.

Les réunions sont assez importantes pour être improvisées

Les chefs d’entreprises les plus volatiles (et la volatilité n’est pas un défaut pour autant) sont champions dans l’improvisation des réunions ou des séances où ils veulent mettre les « points sur les ‘I’ ». La vérité est que les meilleures réunions sont les réunions improvisées : les briefings et les débriefings ou temps mort par exemple. C’est-à-dire que lorsque les gens doivent entrer en action, vous leur dites un dernier mot ou les gens sont en pleine action mais la tournure semble mauvaise, vous observez un temps mort et vous leur dites ce qui ne va pas. Voilà, on appelle cela des réunions opérationnelles, elles revigorent, elles permettent de recadrer. Elles durent maximum 1 à 10 minutes, pas plus.

Mais lorsque les gens s’apprêtent à aller au déjeuner et que vous sollicitez leur attention pour une réunion de deux heures, personne n’est prêt à vous écouter et personne ne vous écoute. Pour avoir initié de pareilles réunions au nom de l’urgence, j’ai vu que cela ne donne rien.

Il faut les préparer et surtout les prendre assez au sérieux pour ne pas se permettre d’arriver en retard.

Vos équipes sont sur le terrain, ont pris des rendez-vous depuis plusieurs jours et vous rappelez tout le monde pour une réunion qui n’était pas prévue. La secrétaire aura beau appeler tout le monde, il y en a qui viendront quand ils ont fini de faire ce qu’ils avaient prévu de faire. Que vous râliez à leur arrivée ou non, ça ne change rien. Ils ont leur emploi du temps et vos priorités ne devraient pas intensément s’imposer à eux. C’est d’ailleurs vous qui vous tournez en dérision parce qu’une réunion, cela se prépare. Si vous en improvisiez, comprenez que les gens ne sortent pas si facilement de leur concentration. Mieux, vous pouvez le faire une fois, mais si cela devient votre habitude, plus personne ne vous suivra. Ils viendront mais ils ne suivront pas et prieront les dieux pour que la fin sonne.

  1. Ayez un calendrier de réunion. Vous pouvez tenir autant de réunion que vous voulez mais ayez un calendrier de manière à ce que vos collaborateurs sachent quelles réunions ils ont et quand. Vous pouvez tenir des réunions extraordinaires mais ce n’est pas parce qu’elles sont extraordinaires qu’elles ne doivent pas être programmées à l’avance.
  2. Préparez vos réunions. Au-delà de l’ordre du jour, assurez-vous de ce que tout le monde sera là, que les gens ont préparé et donné une première version de leur avis sur les points à discuter.
  3. Assurez-vous de ce que l’essentiel se fasse avant la réunion de manière à ce qu’elle ne serve qu’à corroborer les décisions qui avaient été déjà discutées et commentées. Internet et Intranet permettent d’y arriver…
  4. Utiliser vos réunions pour évaluer le niveau d’atteinte de vos résultats prédéfinis et travaillez à identifier des solutions aux blocages à l’accélération de la performance…Il ne s’agit pas de se réunir pour répondre à une habitude hebdomadaire ou mensuelle mais d’utiliser les réunions pour piloter et ajuster la performance dans le sens de la croissance de votre entreprise.
  5. Obligez les gens à faire le point sur l’atteinte des résultats attendus ainsi que ce qu’ils prévoient pour les améliorer. Ne les laissez pas vous raconter des récits de difficultés…Exigez des chiffres et des solutions pour les améliorer…
  6. N’interrompez pas vos réunions. Ne prenez pas des coups de fil dans une réunion que vous dirigez. Vous savez pourquoi ? Vous les emmerdez. Vous pouvez rappeler tous ceux qui vous appellent. Ne nous dites pas que c’était un partenaire. N’interrompez surtout pas la réunion parce qu’il y a une sollicitation urgente. Enfin, lorsque vous prenez le téléphone devant les gens, c’est comme pour leur dire que ce qui se passe au bout du fil est bien plus intéressant que ce qui se passe ici. Dans ce cas, autant mettre fin à la réunion.

La réunion est un outil de pilotage de la performance si bien que vous devez décider clairement de la réorienter vers cet objectif premier autrement, vous irez de réunion en réunion sans jamais régler véritablement les défis fondamentaux de votre entreprise…Vous pouvez demander une session d’accompagnement de votre équipe grâce à la méthode Smart Coaching. Visitez www.hcbusiness.com

Par Hermann H. CAKPO

 

Hermann H. CAKPO

Herman H. CAKPO est auteur, coach et co-fondateur de The H&C Group, une entreprise de formation et de coaching basée au Bénin, au Burkina Faso, en Côte d’Ivoire, au Mali, au Togo, au Sénégal, au Gabon et prochainement au Niger, Cameroun et en Guinée. Il a déjà écrit et publié plus de 25 livres.

 

Par | 2017-08-30T20:29:33+00:00 février 2nd, 2017|Catégories : Entreprise|Mots-clés : , , , , , |0 commentaire

Laisser un commentaire